Microsoft SharePoint 2013 में संस्करण, सूचनाएं, इनबॉक्स, और फ़ोल्डर

इस लेख में मैं Microsoft SharePoint 2013 में उपयोगी, मेरी राय, संस्करण कार्यों, सूचनाओं, आने वाले ई-मेल संदेशों और फ़ोल्डरों के बारे में बात करूंगा, जिन्हें अतिरिक्त विकास की आवश्यकता नहीं है, लेकिन प्रभावी रूप से आपके काम में मदद कर सकते हैं। रास्ते में, मैं Microsoft SharePoint 2013 और संबंधित कार्यक्षमता के साथ काम करने के सिद्धांतों पर ध्यान केंद्रित करूंगा। इस लेख के लिए विचार मेरे दोस्तों के साथ संचार द्वारा प्रेरित किया गया था जो काफी समय पहले अपने काम में Microsoft SharePoint का उपयोग करते हैं, लेकिन वे अपनी क्षमताओं का केवल एक छोटा हिस्सा उपयोग करते हैं। मैं उसे बदलने की कोशिश करूंगा।

वर्ज़निंग

संस्करण एक नया कार्य नहीं है, लेकिन इसे अक्सर याद नहीं किया जाता है। वास्तव में, इस सुविधा का उचित उपयोग आपके समय और तंत्रिकाओं को बचाने में मदद करेगा।

वर्जनिंग कैसे सक्षम करें?
डिस्क स्थान को बचाने के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से संस्करण अक्षम किया गया है। यदि आप एक नई लाइब्रेरी बना रहे हैं, तो दस्तावेज़ संस्करण इतिहास अनुभाग में "उन्नत विकल्प" बटन पर क्लिक करें, "हाँ" चुनें। मौजूदा लाइब्रेरी के लिए, आप लाइब्रेरी> लाइब्रेरी सेटिंग्स> संस्करण सेटिंग टैब के माध्यम से संस्करण को सक्षम कर सकते हैं। "दस्तावेज़ संस्करण इतिहास" अनुभाग में, तीन विकल्पों में से उपयुक्त विकल्प का चयन करें:

• कोई संस्करणकरण - संस्करणकरण अक्षम है
• प्रमुख संस्करण बनाएं - केवल प्रमुख संस्करणों को स्टोर करें, उदाहरण के लिए 1.0; 2.0 आदि।
• प्रमुख और मामूली (ड्राफ्ट) संस्करण बनाएं - प्रमुख और ड्राफ्ट संस्करण स्टोर करें, 1.1; 1.2; 2.1 आदि

संग्रहीत प्रमुख और ड्राफ्ट संस्करणों के लिए सीमा निर्धारित करने के लिए एक चेकमार्क भी है, प्रत्येक प्रकार के लिए डिफ़ॉल्ट मान 511 संस्करण है। वर्जनिंग को सक्षम करने के लिए, आपके पास लाइब्रेरी के गुणों को बदलने की अनुमति होनी चाहिए।


बेसिक / ड्राफ्ट संस्करण, क्या चुनना है?
इस मामले में, तर्क सरल है, यदि आप अक्सर दस्तावेजों को संपादित करते हैं, तो उनमें कई छोटे बदलाव करते हैं, या यदि कई लोग एक ही दस्तावेज़ पर काम करते हैं, तो आप मुख्य और ड्राफ्ट संस्करणों के भंडारण को बेहतर तरीके से चुनते हैं। इस मामले में, आपके सभी छोटे बदलावों को ड्राफ्ट के रूप में संग्रहीत किया जाएगा, और दस्तावेज़ पर मुख्य काम पूरा होने के बाद, मुख्य संस्करण प्रकाशित करना तर्कसंगत होगा। शेष मामलों में, केवल मुख्य संस्करण पर्याप्त है।

वर्जनिंग क्या देता है? 

• वर्जनिंग आपको कुछ निश्चित वर्जन (मुख्य / ड्राफ्ट) रखने में मदद करेगी
• पहले से सहेजे गए संस्करणों को पुनर्स्थापित करने की क्षमता
• पिछले संस्करण देखें
• एक दस्तावेज पर सहयोगात्मक / एक साथ काम करते हैं
• सामग्री अनुमोदन फ़ंक्शन और ड्राफ्ट संस्करणों को प्रदर्शित करने के विकल्प का उपयोग करके परिवर्तित जानकारी के प्रदर्शन को नियंत्रित करें

एक दस्तावेज़ पर एक साथ काम - किसी भी दस्तावेज़ को संपादित करने की क्षमता प्रदान करता है, अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ समानांतर में, आपके परिवर्तनों को एक अलग संस्करण के साथ-साथ अन्य उपयोगकर्ताओं के परिवर्तनों के रूप में सहेजा जाएगा। उसके बाद, आप उपयुक्त MS Office एप्लिकेशन (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) का उपयोग करके संस्करणों की तुलना और विलय कर सकते हैं।

परिवर्तित जानकारी और सामग्री अनुमोदन के प्रदर्शन को नियंत्रित करते हुए , यह कैसे काम करता है? उदाहरण के लिए, आप एक दस्तावेज़ पर काम कर रहे हैं और जब तक आप इसे खत्म नहीं करते हैं, तब तक इसे जनता को दिखाने का कोई मतलब नहीं है, लेकिन आप अभी भी मुख्य के साथ ड्राफ्ट संस्करण रखते हैं। यह कॉन्फ़िगर किया गया है जहां संस्करण लाइब्रेरी> लाइब्रेरी सेटिंग्स> संस्करण सेटिंग है सामग्री का अनुमोदन फ़ंक्शन सुविधाजनक है यदि, किसी दस्तावेज़ के प्रकाशन के लिए, एक जिम्मेदार व्यक्ति की स्वीकृति, उदाहरण के लिए, एक विभाग प्रमुख, या एक परियोजना प्रबंधक आवश्यक है। जब तक दस्तावेज़ को मंजूरी नहीं दी जाती है, तब तक आम उपयोगकर्ता परिवर्तनों को नहीं देख पाएंगे।

चेक-आउट / चेक-इन
यह फ़ंक्शन उपयोगकर्ता को संपादन के लिए दस्तावेज़ खोलने वाले चेक-आउट को बदलने के लिए अनन्य अधिकारों को दर्शाता है। दस्तावेज़ को चेक-इन फ़ंक्शन का उपयोग करके लाइब्रेरी में वापस लौटने तक कोई भी व्यक्ति दस्तावेज़ को संपादित करने में सक्षम नहीं होगा, जबकि दस्तावेज़, या इसके पिछले संस्करण, अभी भी आपके लाइब्रेरी के किसी भी उपयोगकर्ता को पढ़ने के लिए उपलब्ध होगा।


सूचियों में संस्करण
सूचियों में भी संस्करण को कॉन्फ़िगर करने की क्षमता है। सामग्री प्रकारों के अंतर के आधार पर मामूली अंतर हैं। वर्जनिंग सेट करते समय, अंतिम आइटम "सूची से गायब होने से पहले दस्तावेजों की जांच की जानी चाहिए?"

कब उपयुक्त है? 

• यदि आप सामग्री में बार-बार परिवर्तन करते हैं और आपके लिए यह महत्वपूर्ण है कि आप परिवर्तनों को वापस ला सकें
• यदि आप एक ही दस्तावेज पर सामूहिक रूप से काम कर रहे हैं
• कब, किसने, और क्या बदलाव किए हैं, इस पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है
• जब आपको इसे प्रकाशित करने से पहले किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित करने की आवश्यकता होती है

नोटिस

किसी विशेष लायब्रेरी या दस्तावेज़ में परिवर्तनों के बारे में पता करने के लिए, आप मेल द्वारा सूचनाएँ भेजने को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। और आप अपने सहयोगियों के लिए एक अधिसूचना सेट कर सकते हैं और यह सब बिल्कुल स्वचालित है। उस आइटम का चयन करें जिसके द्वारा आप सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं और संदर्भ मेनू में घंटी के साथ आइटम "अलर्ट मी" पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, आपका नाम Send Alerts To फ़ील्ड में होगा, लेकिन आप अपने किसी भी सहयोगी को जोड़ सकते हैं। आप यह भी चुन सकते हैं कि कौन सी सूचनाएं रिपोर्ट करें और कितनी बार सूचनाएं भेजें।


अपनी सूचनाओं का प्रबंधन कैसे करें?
ड्रॉप-डाउन मेनू में "मुझे अलर्ट करें" आइकन के तहत, आप "मेरे अलर्ट प्रबंधित करें" का चयन कर सकते हैं।

किन मामलों में सूचनाओं का उपयोग करना उचित है? 

• यदि आप किसी विशिष्ट ऑब्जेक्ट या शीट / लाइब्रेरी पर परिवर्तनों को ट्रैक करना चाहते हैं। यह बहुत उपयोगी है यदि आपका काम किसी और पर निर्भर करता है, या इसके विपरीत, कोई आपके परिवर्तनों पर निर्भर करता है।
• यदि आपको परिवर्तनों के बारे में निश्चित संख्या में लोगों को सूचित करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, परियोजना प्रलेखन या आवश्यकताओं को अपडेट करना। इस मामले में, संस्करणकरण भी उपयोगी है क्योंकि टीम के लिए यह पता लगाना आसान होगा कि क्या बदलाव किए गए थे
• यदि आप उपयोगकर्ता को उसके कार्यों के परिणामों के बारे में सूचित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, एक उपयोगकर्ता ने प्रशिक्षण के लिए साइन अप किया है, और सिस्टम उसे एक पुष्टिकरण भेजेगा कि वह पंजीकृत है

सूचनाओं के साथ बहुत दूर मत जाओ, हर छोटे बदलाव के लिए ई-मेल भेजना, क्योंकि उपयोगकर्ता बहुत जल्दी उन्हें स्पैम के रूप में महसूस करेंगे और सूचनाओं के लाभों को कम से कम किया जाएगा।

आवक ईमेल

कुछ मामलों में, सार्वजनिक रूप से कर्मचारियों के लिए सुलभ स्थान पर अक्षरों को स्वचालित रूप से प्राप्त करना और संग्रहीत करना बहुत उपयोगी है। उदाहरण के लिए, दैनिक रिपोर्ट, सारांश, विनिमय दरें, सेंट्रल बैंक के संदेश, सब कुछ जो रोबोट स्वचालित रूप से उत्पन्न करते हैं और प्रत्येक कर्मचारी को सुबह मेलबॉक्स में भेजते हैं। मानक दस्तावेज़ लाइब्रेरी में बाद के प्रसंस्करण के साथ संदेशों के स्वत: स्वागत को कॉन्फ़िगर करने की क्षमता है। पत्र के प्रसंस्करण के लिए निम्नलिखित विकल्प दिए गए हैं: मूल फ़ोल्डर में संदेश संलग्नक सहेजें / फ़ोल्डर में पत्र के विषय के समान नाम / प्रेषक के नाम के समान नाम वाले फ़ोल्डर में, और मूल पत्र या मीटिंग आमंत्रण भी सहेजें। यदि आप नए संस्करण के साथ अधिलेखित दस्तावेज़ चेकबॉक्स का चयन करते हैं, तो आपको एक ताज़ा दस्तावेज़ के लिए एक वास्तविक लिंक मिलेगा, और सभी पिछले संस्करणों को वर्तमान दस्तावेज़ पर आग्रह किया जाएगा। एक स्थिर लिंक के अलावा, आप मुख्य पृष्ठ पर डेटा भी प्रदर्शित कर सकते हैं, यदि उदाहरण के लिए पाठ या चित्र, मानक वेब डेस्क का उपयोग कर।


इनकमिंग मेल को कॉन्फ़िगर करने के लिए, लक्ष्य लाइब्रेरी में जाएं, फिर लाइब्रेरी> लाइब्रेरी सेटिंग्स> संचार कॉलम में आने वाली ई-मेल सेटिंग्स। सेटिंग्स में, आपको मेल बॉक्स का नाम निर्दिष्ट करना होगा, जिस पर मेल पहुंचेगी और आपके लिए उपयुक्त सेटिंग्स का चयन करेगी। कोई भी बॉक्स के लिए एक नाम सोच सकता है, SharePoint इसे आपके लिए बनाएगा।
शायद शुरुआत में, आपके पास दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स में "इनकमिंग ई-मेल सेटिंग्स" विकल्प नहीं होगा, सर्वर स्तर पर इस फ़ंक्शन को सक्रिय करने के लिए अपने सिस्टम व्यवस्थापक से संपर्क करें।

फ़ोल्डरों

कई का उपयोग इस तथ्य के लिए किया जाता है कि दस्तावेजों को फ़ोल्डर्स में संग्रहीत किया जाता है, आमतौर पर नेटवर्क फ़ोल्डर्स और फ़ोल्डर्स में फ़ोल्डर, जिससे दस्तावेजों की सामग्री / उद्देश्य के अनुरूप एक तार्किक पदानुक्रम बनता है। यह दृष्टिकोण तब तक काम करता है जब तक संरचना का विस्तार नहीं हो जाता है और समय कुछ खोजने के लिए आता है ...

SharePoint में, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स बनाने और सामान्य तरीके से सब कुछ करने की क्षमता भी है, लेकिन कुछ सुविधाओं के साथ। SharePoint लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स विंडोज एक्सप्लोरर के परिचित रूप में ठीक ट्यूनिंग एक्सेस अधिकारों, मेटाडेटा के प्रबंधन या दस्तावेज़ लाइब्रेरी को प्रदर्शित करने के लिए उपयोगी होते हैं, लेकिन कभी-कभी यह खोज या सॉर्ट करने के लिए पर्याप्त नहीं होता है। SharePoint में, इस मामले में मेटाडेटा या कस्टम कॉलम के रूप में एक समाधान है। सिद्धांत यह है कि यदि आपके पास कई समूहीकरण / छांटने के विकल्प हैं, तो दस्तावेजों को खोजना / छांटना / प्रबंधित करना बहुत आसान है। उदाहरण के लिए, इनकमिंग / आउटगोइंग, क्षेत्र, क्लाइंट का नाम, महत्व, जिम्मेदार कर्मचारी, स्थिति: संचालन में, लंबित, क्लाइंट को विचाराधीन, आदि।

दस्तावेजों की सूची प्रदर्शित करने के लिए, विचारों का उपयोग किया जाता है, जहां आप पहले बनाए गए स्तंभों के आधार पर छंटाई, समूहन और फ़िल्टरिंग को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

प्रत्येक मामले में, यह व्यक्तिगत रूप से दृष्टिकोण के माध्यम से सोचने के लिए कुछ सरल युक्तियों का उपयोग करके समझ में आता है: फ़ोल्डर को पदानुक्रम को बेहद सरल और संक्षिप्त बनाएं; सभी संभावित दृष्टिकोणों का लाभ उठाएं।