आउटलुक में कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर का अवलोकन

मुझे लगता है कि इस लेख को परियोजना प्रबंधकों, ग्राहकों के साथ काम करने वाले प्रबंधकों और उत्पाद प्रबंधकों के साथ-साथ उन लोगों द्वारा भी सराहा जाएगा, जो अपने काम की दक्षता बढ़ाने के लिए और आउटलुक का उपयोग योजना बनाने के लिए कर रहे हैं। यदि आप अभी तक ऐसा नहीं कर रहे हैं, तो शायद इस लेख के बाद, आप चाहते हैं - या अंत में इसे लटका दें - यह करें। तो, उत्पादकता बढ़ाने के 5 सरल तरीके बनाम। आउटलुक के लिए टास्क क्रैकर एक्सटेंशन।


हर कोई समय का प्रबंधन करना चाहता है।

इनबॉक्स शून्य

हम मेल में कार्य प्राप्त करते हैं -> हम कार्य सूची में कार्य बनाते हैं

इनबॉक्स शून्य का मुख्य नारा, जैसा कि आप अनुमान लगा सकते हैं, आने वाले मेल से जल्दी से निपटना है और मोटे तौर पर, मेलबॉक्स को "खाली" रखें। आने वाले संदेशों पर आपके काम में बड़ी मात्रा में मेल डाला जाता है - प्रबंधन, ग्राहकों, ग्राहकों के साथ-साथ अनगिनत पत्र जहां आपको बस एक कॉपी में डाल दिया गया था। यदि आप इस कचरे के माध्यम से हर बार यह तय करने से पहले करते हैं कि क्या करना है और कहां से शुरू करना है, तो यह स्पष्ट है कि पर्याप्त समय कभी नहीं होगा; इसलिए, कार्यकुशलता में सुधार के लिए पहला कदम कार्यों पर तुरंत पत्रों को तितर बितर करना है। आउटलुक आपको अपनी कार्यक्षमता के ढांचे के भीतर ऐसा करने की अनुमति देता है, लेकिन अब आगे आप विभिन्न एक्सटेंशन का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, एक्सटेंशन आपके लिए कभी भी काम नहीं करेगा, इसलिए मैं आपको बताना चाहता हूं कि अगर आप पहले से ही टास्कक्रैकर एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं तो अपने काम को तेज करने और सुधारने के लिए आप किन तरीकों का उपयोग कर सकते हैं - और क्या आप इस एप्लिकेशन के साथ कुछ भी कर सकते हैं। संक्षेप में, यह आउटलुक कार्यों के लिए एक दृश्य बोर्ड है, जो आपको उस समय एक नया कार्य छोड़ने के लिए मॉनिटर पर माउस का उपयोग करने की अनुमति देता है और उस कार्य को पूरा करने के महत्व की डिग्री के लिए जो इसके लिए सबसे उपयुक्त है।



स्वाभाविक रूप से, इस तथ्य के बावजूद कि साइट बताती है कि इनबॉक्स जीरो का उपयोग इस विस्तार को विकसित करने के लिए किया गया था, इस पद्धति का विस्तार से कोई सीधा संबंध नहीं है। शायद डेवलपर्स का मतलब था कि जब वे सॉफ्टवेयर पर काम करते थे, तो वे इस तकनीक का इस्तेमाल करते थे। ठीक है, तो आपको इस तरह लिखना होगा। आइए देखें कि इस विस्तार के साथ उपयोग के लिए अन्य कौन से तरीके उपयुक्त हैं।

आइजनहावर मैट्रिक्स

कार्यों की सूची "सभी की जरूरत है" -> रणनीतिक कार्य योजना

परियोजना पर कई महीनों के काम के बाद, हमें एहसास हुआ कि हमने स्पष्ट रूप से नियोजित एक्स के अनुसार काम किया है। HZ उन्होंने क्या किया, HZ क्या हुआ। परिणाम प्राप्त करने के लिए टू-डू सूची के कार्यान्वयन के लिए, आपको पहले अपने मामलों की रणनीतिक योजना बनानी होगी। यहां आइजनहावर मैट्रिक्स बचाव के लिए आता है। यह माना जाता है कि यह विधि अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट डी। आइजनहावर द्वारा प्रस्तावित की गई थी, और यह भी कि यह रणनीतिक कार्य योजना के सबसे सरल और प्रभावी तरीकों में से एक है। लब्बोलुआब यह है कि चीजों को महत्व और तात्कालिकता के सिद्धांत के अनुसार विभाजित किया गया है और - मुख्य नियम - सभी महत्वपूर्ण मामले जरूरी नहीं हैं, सभी जरूरी मामले महत्वपूर्ण नहीं हैं। इसे स्पष्ट रूप से देखने के लिए, मैट्रिक्स का उपयोग किया जाता है:



विज़ुअल सिद्धांत भी टास्क क्रैकर का आधार है - और यह शायद मुख्य बात है जो आपको ऑफ़लाइन कार्यों से यथासंभव कुशलता से निपटने की अनुमति देता है: सूची समग्र चित्र नहीं देती है और आपको रणनीतिक रूप से कार्यों के अनुक्रम की योजना बनाने की अनुमति नहीं देती है। कार्यों का दृश्य प्रतिनिधित्व आपको प्राथमिकताओं और वांछित समय अंतरालों के अनुसार कार्यों को जल्दी से देखने के लिए माउस का उपयोग करने की अनुमति देता है।

हालांकि, विस्तार में जैसे ही आइजनहावर मैट्रिक्स मौजूद नहीं है - इसका विकल्प है, डेवलपर्स के विवेक पर संसाधित, जहां चीजें वास्तव में तात्कालिकता के सिद्धांत से विभाजित होती हैं (लंबवत: सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम), और फिर वे वर्तमान, कल और अगले सप्ताह के लिए निर्धारित में विभाजित हैं। इसके अलावा, टास्क क्रैकर की मैट्रिक्स की समयसीमा समाप्त होने वाले कार्यों और कार्यों के लिए एक जगह है, जिसके लिए समय अभी तक असाइन नहीं किया गया है। यदि यह अंतिम नहीं है, तो मैं कहूंगा कि सॉफ्टवेयर में योजना बनाना असुविधाजनक है। बेशक, यह अंतिम आपको "दृष्टि में" रखने की अनुमति देता है यहां तक ​​कि उन कार्यों को भी जो योजना के अनुसार अभी तक बिखरे हुए नहीं हैं। हालांकि, यह नोटिस करना आसान है कि वर्तमान कार्यों के लिए सेल आकार में समान हैं जैसे कि पूरे सप्ताह के कार्यों के लिए सेल (!) अगले सप्ताह और बिल्कुल बिना किसी तिथि के कार्यों के लिए। यह धमकी देता है कि बड़ी संख्या में कार्यों के साथ, वे सभी बस दृश्य प्रतिबिंब में फिट नहीं होंगे। निष्पक्षता में, निश्चित रूप से, प्रत्येक कोशिका विशाल है, और ग्राफिक डिजाइन को काफी मजबूती से साफ किया गया है। हालांकि, न केवल उपयोगकर्ताओं के लिए, बल्कि स्वयं डेवलपर्स के लिए भी इसी तरह की समस्या की चेतावनी देना असंभव है।

स्टीफन कोवे की तकनीक

निम्न विधि का वर्णन स्टीफन कोवे ने 1989 में अपनी पुस्तक "द 7 हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव लोगों" में किया था और बाद में, अपनी दूसरी पुस्तक, "फर्स्ट थिंग्स फर्स्ट" में । कार्य को महत्व और तात्कालिकता से विभाजित किया जाता है, एक दृश्य मैट्रिक्स का उपयोग किया जाता है, जिसे इस समय को अर्जेंटिंग / महत्वपूर्ण मैट्रिक्स या "टाइम डिस्ट्रीब्यूशन मैट्रिक्स" कहा जाता है।



यहां एक ही समस्या है: साइट पर मैट्रिक्स घोषित किया गया है, लेकिन ऊपर वर्णित मैट्रिक्स का उपयोग उत्पाद में किया जाता है। सेल आकार के साथ समस्या एजेंडे पर बनी हुई है।

जीटीडी तकनीक का सुझाव देने के बाद, कार्य को मैट्रिसेस में से किसी एक का उपयोग करके रणनीतिक रूप से वितरित किया जाता है।

विजुअल टास्क बोर्ड

स्वाभाविक रूप से, आउटलुक में हमारे पास केवल कार्यों की एक सूची है, इसलिए रणनीतिक रूप से इसकी योजना बनाने के लिए, हमें क्या करना चाहिए? सब कुछ कागज के एक टुकड़े पर लिखें? ब्लैकबोर्ड पर ड्रा? सिद्धांत रूप में, यह आश्चर्यजनक है कि Microsoft ने खुद इस तरह की चीज को कैसे लागू नहीं किया: ऑफ़लाइन कार्यों के लिए एक दृश्य प्रतिनिधित्व, जिसमें आप न केवल एक आभासी "बोर्ड" पर कार्य देख सकते हैं, बल्कि उन्हें खींच भी सकते हैं ताकि वे सप्ताह और प्राथमिकताओं के विभिन्न दिनों में बिखरे हुए हों। वास्तव में, वास्तव में, टास्क क्रैकर एक और अनुकूलित दृश्य है, जिसमें से कई पहले से ही आउटलुक में हैं - यह केवल उन सभी के लिए विशेष रूप से सूची के साथ है। इस तथ्य के पक्ष में कि टास्क क्रैकर कार्यों के लिए सिर्फ एक और दृश्य है, दृश्य एक यह भी कहता है कि अन्य विचारों के कार्यों को प्राथमिकता और तिथियों के साथ तुरंत विस्तार में परिलक्षित होता है, क्योंकि आप पहले से ही उन्हें आउटलुक में प्राथमिकता के आधार पर हल कर चुके हैं, और टास्क क्रैकर में प्रत्येक माउस हेरफेर कार्य को प्राथमिकता और तात्कालिकता प्रदान करता है, जो तब अन्य सभी विचारों में परिलक्षित होता है। इससे समय की बचत होती है।

यह साधारण एप्लिकेशन 5-10 सेकंड में इंस्टॉल हो जाता है और जैसे ही आप Outlook को पुनः आरंभ करते हैं, तुरंत काम करने के लिए तैयार हो जाते हैं। उसके बाद, आउटलुक में एक विशेष बटन दिखाई देगा - टास्क क्रैकर - जिस पर क्लिक करके आप अपने सभी कार्यों को एक दृश्य मैट्रिक्स के रूप में देखेंगे जहां आप तुरंत एक विशिष्ट दिन के लिए डाउनलोड देख सकते हैं, नियोजन अंतराल आसानी से ध्यान देने योग्य हैं - और वे, सिद्धांत रूप में, बस खींचकर और ड्रॉप करके आसानी से समाप्त हो जाते हैं। माउस के साथ कार्य करें।

डेवलपर्स के अनुसार, सॉफ्टवेयर इस तरह से बनाया जाता है कि यह आपको उत्पादकता में सुधार के लिए कई सबसे लोकप्रिय तकनीकों को एक साथ संयोजित करने की अनुमति देता है - ये सभी उपरोक्त तकनीकें हैं - इनबॉक्स ज़ीरो, ईसेनहॉवर मैट्रिक्स, स्टीफन कोवे की तकनीक, साथ ही नीचे दी गई तकनीक पर भी चर्चा की जाएगी - जीटीडी। यदि पहले एक का विस्तार के साथ काम करने के लिए केवल एक अप्रत्यक्ष संबंध है, तो मेट्रिसेस, हालांकि वे सॉफ्टवेयर में परिलक्षित होते हैं, कम से कम महत्वपूर्ण संशोधन आया है। सिद्धांत रूप में, यह बुरा नहीं है, क्योंकि विस्तार के साथ काम करने की उपयोगिता बेहतर होने के बजाय परिलक्षित होती थी, लेकिन दूसरी ओर, साइट पर जानकारी पढ़ने के बाद, मुझे अभी भी उम्मीद थी कि Urgent \ Important द्वारा विभाजन विस्तार में अधिक स्पष्ट रूप से परिलक्षित होगा । फिर भी, यह दो तरीकों से एक उन्नयन है, जबकि सॉफ्टवेयर आउटगोइंग सिद्धांत को बरकरार रखता है - उच्च \ मध्यम \ कम महत्व। एक ही GTD के लिए, यह सुविधाजनक नहीं है: जब मैं काम करने के लिए तैयार हूं, तो मेरे लिए सभी कार्य तीन में विभाजित नहीं हैं, लेकिन दो समूहों में: मैं इसे अभी करूंगा, और यह बाद में किया जाएगा।

GTD

योजना बनाई -> बनाया

डेविड एलन द्वारा 2001 में प्रकाशित कार्यप्रणाली। यह इस संबंध में विस्तार से समझाने के लिए हैबे पर पर्याप्त लोकप्रिय है कि यह आवश्यक नहीं है। लब्बोलुआब यह है, मोटे तौर पर बोलना, एक-से-एक सूची बनाना और उन्हें एक-एक करके करना। यह संयोग से नहीं है कि मैं इस अंतिम के बारे में बात करता हूं, क्योंकि टास्क क्रैकर में कार्यों को समय और प्राथमिकता द्वारा वितरित किए जाने के बाद - आप सामान्य कार्य देखने के मोड पर स्विच कर सकते हैं - अर्थात, मानक आउटलुक शीट में से एक का चयन करें। दृश्य प्रतिनिधित्व में आपके द्वारा किए गए सभी परिवर्तन किसी अन्य में परिलक्षित होंगे, जैसा कि मैंने ऊपर कहा था। यह केवल एक के बाद एक कार्य करना शुरू करने के लिए बनी हुई है। यदि साइट पर जीटीडी के उल्लेख पर यह ठीक था कि इसका मतलब था, तो, शायद, मैं सहमत हूं।

टास्कक्रैकर के साथ अपने कार्यों को वितरित करने में मुझे लगभग 10 मिनट लगे। पहली और सबसे महत्वपूर्ण बात जो सुविधाजनक थी - माउस को खींचते समय - कार्य की संबंधित तिथि और प्राथमिकता खुद को सौंपी जाती है, उन्हें मैन्युअल रूप से संचालित करने की आवश्यकता नहीं होती है। यह पसंद है या नहीं, दृश्य प्रस्तुति ने मुझे इसकी सुविधा और स्वच्छ डिजाइन से प्रभावित किया। लेकिन ऊपर वर्णित नुकसान अभी भी बने हुए हैं - और डेवलपर्स के पास अभी भी बढ़ने की गुंजाइश है।

यदि, इस सॉफ़्टवेयर के बारे में मेरे द्वारा व्यक्त किए गए सभी असंतोष के बावजूद, आप अभी भी इसे आज़माने के लिए तैयार हैं, तो मेरे पास 3 निःशुल्क कुंजियाँ हैं जो किसी एक-मार्ग से आई हैं जिसे डेवलपर्स नियमित रूप से बॉरगेट में व्यवस्थित करते हैं । इसलिए, सिद्धांत रूप में, इन चाबियों को पकड़ना किसी भी मामले में मुश्किल नहीं है, लेकिन इन टिप्पणियों में ले जाएं।