आपके पूर्णकालिक सिस्टम व्यवस्थापक से 10 प्रश्न

जो आपके संगठन की आईटी अवसंरचना की स्थिति का मूल्यांकन और उसे प्रभावित करने में आपकी सहायता करेगा।

सिस्टम प्रशासक या आईटी निदेशक के साथ काम करें (बाद में "आईटी विशेषज्ञ" के रूप में संदर्भित) छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों में आमतौर पर व्यक्तिपरक आकलन पर आधारित होता है: यदि सब कुछ "अच्छी तरह से" काम करता है, तो विशेषज्ञ "अच्छा" है, और यदि यह हमेशा के लिए बंद हो जाता है " - यह "बुरा" है। सिस्टम प्रशासक या सीआईओ के काम के परिणामों के मूल्यांकन के लिए इस दृष्टिकोण को जीवन का अधिकार है, लेकिन मेरे व्यवहार में मुझे ऐसी परिस्थितियों का सामना करना पड़ा है जब एक "अच्छा" आईटी विशेषज्ञ "अचानक" कंपनी को एक सप्ताह के व्यवसाय की जानकारी और नुकसान की स्थिति में लाया, और जब "बुरा" आईटी विशेषज्ञ ने पिछले "अच्छे" प्रशासक की दुखद विरासत को ठीक करने की कोशिश की।

कंपनी के प्रबंधन का शाश्वत सिरदर्द: आईटी सेवा के काम को कैसे व्यवस्थित, निगरानी और मूल्यांकन करना है, विषय क्षेत्र में कुछ भी समझे बिना? एक बहुत ही सामान्य टिप बाहरी सलाहकारों की मदद लेना है। लेकिन कई सरल प्रश्न हैं, जिनका यदि सही आकलन नहीं किया गया है, तो आईटी अवसंरचना में मामलों की स्थिति को कम से कम प्रभावित करते हैं।

पहला सवाल जो मैं आपको सलाह देता हूं कि एक और अप्रत्याशित स्थिति होने पर आप अपने CIO या सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर से पूछें:

1. इसे दोबारा होने से रोकने के लिए मैं क्या कर सकता हूं?

हां, हां, बस ऐसे ही: "मैं कैसे मदद कर सकता हूं," और नहीं "यह गड़बड़ आखिर कब बंद होगी?" ऐसा हो कि जैसा हो, आप अपने आईटी विशेषज्ञ के विपरीत, आईटी में किसी भी समस्या का समाधान कर सकते हैं: आप प्रशिक्षण के लिए एक सिस्टम प्रशासक भेज सकते हैं या दूसरे को नियुक्त कर सकते हैं, बाहरी सलाहकारों को आमंत्रित कर सकते हैं और नए उपकरण भी खरीद सकते हैं, और आपका आईटी विशेषज्ञ ऐसा कर सकता है। केवल वही जिसके लिए उसके पास पर्याप्त क्षमता है।

सवाल पूछने पर "मैं कैसे मदद कर सकता हूं?", आप अपने आईटी विशेषज्ञ को सही दिशा में सोचने के लिए तैयार करते हैं: आपके सामने खड़े होने के बजाय केवल ऐसे स्पष्टीकरणों को समझने के लिए, जो उसके लिए समझ में आते हैं, वह इस बारे में सोचना शुरू कर देगा कि वास्तव में इसे और अधिक कैसे बनाया जाए? नहीं दोहराया?

आपके प्रश्न के उत्तर की भिन्नताएं अलग हो सकती हैं: "हमें लोहे का एक और समझदार टुकड़ा (आपके लिए अनुपयुक्त) खरीदने की ज़रूरत है" या "विषय क्षेत्र में जानकार विशेषज्ञों को किराए पर लेने / आमंत्रित करने के लिए" से मुझे "2-3 सप्ताह" और मुझे करना होगा ताकि यह अब दोहराया न जाए। " उत्तर "इसके साथ कुछ भी नहीं किया जा सकता है" यह उत्तर नहीं है: यहां तक ​​कि आईटी में सबसे जटिल समस्याओं को हल किया जा सकता है, यदि तकनीकी द्वारा नहीं, तो संगठनात्मक तरीकों से।

निश्चित रूप से आपके लिए चयनित समाधान की इष्टतमता और इसकी स्थापत्य शुद्धता का प्रश्न, पर्दे के पीछे रहेगा। मुख्य बात जिसे आप संचार के परिणामों से समझ सकते हैं और आगे कार्यान्वयन यह है कि आपका आईटी विशेषज्ञ क्या काम करता है या नहीं।
निम्नलिखित प्रश्न होने चाहिए:

2. आईटी में हमें और क्या समस्याएं हैं?

समस्या बार-बार विफलताओं का कारण है। कंप्यूटर नियमित रूप से वायरस से संक्रमित होते हैं, सर्वर लगातार जमा होता है, इंटरनेट या मेल अक्सर काम नहीं करता है। इस सारी परेशानी का कारण क्या है? क्या यह सब किसी प्रकार की दुर्घटना है या कुछ ऐसे पैटर्न हैं जिन्हें हम प्रभावित कर सकते हैं? क्या हमारे पास कोई अनसुलझी समस्या है जिसकी वजह से हम लगातार कीमती कार्य मिनट (या घंटे) खो देते हैं? और फिर से: "मैं इन समस्याओं को हल करने में कैसे मदद कर सकता हूं?"।

3. हमारे डेटा का बैकअप कैसे बनाया जाता है? विफलता के मामले में हम क्या खो सकते हैं?

सूचना किसी भी व्यवसाय का सबसे महत्वपूर्ण संसाधन है। आप, आपके कर्मचारी आईटी सिस्टम का उपयोग करके, उसे दैनिक रूप से एकत्रित, सहेजते और काम करते हैं। लेकिन जानकारी खो सकती है: दुर्घटना से, या हार्डवेयर विफलता या कुछ बल के कारण (उदाहरण के लिए, सर्वर रूम में आग के परिणामस्वरूप)। केवल एक चीज जो ऐसे मामलों में आपकी रक्षा कर सकती है, वह है बैकअप।

सबसे अधिक संभावना है, आपकी कंपनी में बैकअप किसी तरह बनाये जाते हैं। आपका कार्य एक बार फिर यह सुनिश्चित करने के लिए है कि यहां तक ​​कि सबसे भयावह स्थितियों के मामले में आपके पास कम या ज्यादा प्रासंगिक डेटा होगा, और यह कि यदि डेटा में त्रुटि का तुरंत पता नहीं चला है (लेकिन, उदाहरण के लिए, लगभग 2 सप्ताह बाद), जानकारी अभी भी हो सकती है बहाल।

4. एक हार्डवेयर विफलता से उबरने में कितना समय लगेगा?

अगर कुछ टूट सकता है, तो वह एक दिन टूट जाएगा। और यह बहुत अप्रिय है जब एक हजार रूबल के एक उपकरण की विफलता कंपनी के काम को कई घंटों या कुछ दिनों तक रोक देती है। क्या आपका सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर समझ पाता है कि अगर यूजर का कंप्यूटर या सर्वर या कोई अन्य उपकरण टूट जाए तो वह क्या करेगा? ठीक होने में कितना समय लगता है? अगर एक बार कुछ टूट जाए तो आप डाउनटाइम को कम करने के लिए क्या कर सकते हैं?

5. क्या हमारे पास पर्याप्त प्रणाली प्रदर्शन है? उपकरण बदलने के लिए कितना समय?

क्या अब कुछ ऐसा है जो कंप्यूटर सिस्टम के साथ काम करने वाले हमारे कर्मचारियों की गति को सीमित करता है? क्या हम आने वाले वर्ष के लिए भविष्य में काम करने में कोई कठिनाई का सामना कर सकते हैं? सामान्य तौर पर, हमें अपने उपकरणों को अपग्रेड करने में कितना समय लगता है ताकि कर्मचारियों को किसी भी असुविधा का अनुभव न हो?

आप और बड़े से, आप अपने सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर से यह बताने के लिए कहें कि आपकी कंपनी के सामान्य संचालन के लिए उपकरणों में कितना निवेश आवश्यक है (आपके सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर के अनुसार)। यह आपको इस पैसे को पहले से बजट में रखने की अनुमति देगा ताकि यह "सुखद आश्चर्य" न हो।

6. पिछली बार कब हमने सर्वर और वर्कस्टेशन पर सॉफ्टवेयर को अपडेट किया था? क्या सभी कंप्यूटरों में एंटी-वायरस सॉफ़्टवेयर अपडेट किया गया है?

सॉफ्टवेयर अपडेट आईटी की महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक है, साथ ही एंटी-वायरस सिस्टम के संचालन की निगरानी करना भी है। सिस्टम प्रशासक के लिए इस सवाल का जवाब देने के लिए अपने कर्तव्यों का सामना करना मुश्किल नहीं है जब उसने आखिरी बार सॉफ्टवेयर को अपडेट किया और कार्यस्थानों पर एंटी-वायरस एप्लिकेशन के संचालन की जांच की।
यह इतना महत्वपूर्ण नहीं है कि वह इसे कितनी बार करता है (एक बार हर महीने पर्याप्त होता है)। यह महत्वपूर्ण है कि वह इसे सिद्धांत रूप में करता है या नहीं।

7. मैं कैसे पता लगा सकता हूं कि किसी कर्मचारी के पास कौन सा डेटा है? किसी कर्मचारी को एक्सेस ब्लॉक करने में कितना समय लगता है?

यह एक शौकिया सवाल है, लेकिन अगर सूचना सुरक्षा और डेटा सुरक्षा का विषय आपके लिए कोई अजनबी नहीं है, तो सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर को हमेशा इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि किस अधिकार और क्या कर्मचारी हैं, साथ ही इस एक्सेस को जल्दी से प्रतिबंधित करने की क्षमता भी है।

8. क्या हमारे वर्तमान खर्च पर्याप्त हैं? पिछली बार आपने खरीदी गई वस्तुओं और सेवाओं के मूल्य की जाँच कब की थी?

ऐसे मामले अक्सर सामने आते हैं जब कंपनियां दस-वर्षीय टैरिफ (और इसी गति) से जुड़े इंटरनेट चैनलों पर काम करती हैं, जब एक कार्यालय खोलने के लिए सामान्य निदेशक द्वारा खरीदा गया प्रिंटर प्रति माह एक नए और अधिक आधुनिक प्रिंटर की लागत से अधिक कारतूस का विचलन करता है, जब "सबसे अच्छा होता है। 5 साल पहले "उपकरणों के एक सप्लायर ने लंबे समय तक सर्वोत्तम कीमतों की पेशकश नहीं की है। ऐसी परिस्थितियों में, आपका आईटी बुनियादी ढांचा एक सुविधाजनक व्यवसाय प्रबंधन उपकरण से धन वैक्यूम क्लीनर में बदल जाता है। अपने खर्चों पर नियंत्रण रखें।

9. क्या कोई आईटी दस्तावेज है जो मैं अन्य आईटी पेशेवरों को दिखा सकता हूं?

पारदर्शिता किसी भी कंपनी प्रभाग के उच्च-गुणवत्ता और कुशल कार्य की कुंजी है। आईटी विभाग के लिए, उद्यम की आईटी प्रणालियों पर प्रलेखन की उपलब्धता पारदर्शिता है। इस तरह के प्रलेखन की उपस्थिति आपको आसानी से (और अक्सर मुफ्त में भी) बाहरी विशेषज्ञों को अपने आईटी बुनियादी ढांचे की गुणवत्ता और निर्णयों की उपयुक्तता का आकलन करने की अनुमति देती है।

10. क्या कुछ और भी है जो हमारी कंपनी की दक्षता को बढ़ा सकता है?

अक्सर, एक सिस्टम प्रशासक या सीआईओ "पहल दंडनीय है" के सिद्धांत पर रहता है और कंपनी के बुनियादी ढांचे का समर्थन करता है, जिसमें उसने वर्षों तक उसके लिए काम किया, जिससे डर था कि नवाचारों की शुरूआत से रातों की नींद हराम हो जाएगी और उसके लिए अतिरिक्त समस्याएं हो सकती हैं। लेकिन अगर कुछ प्रौद्योगिकी आपकी कंपनी में व्यवसाय करने की दक्षता को बढ़ा सकती है, लेकिन आप अभी तक इसका उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि यह तकनीक आपके प्रतिद्वंद्वी के पक्ष में आपके खिलाफ काम करती है।

एक बाद के रूप में

कॉर्पोरेट आईटी अवसंरचना और इसका आईटी विभाग हमेशा कर्मचारियों की सहजता, सुविधा और दक्षता में सुधार के लिए एक व्यावसायिक निवेश है। लेकिन, वित्त की दुनिया के विपरीत, कॉर्पोरेट आईटी अवसंरचना और हमारे स्वयं के आईटी विभाग में निवेश में कोई विघटनकारी प्रौद्योगिकियां नहीं हैं जो हमें अपने प्रतिद्वंद्वियों से अधिक कंपनी को ऊपर उठाने की अनुमति देती हैं, कोई भी ब्लू चिप्स नहीं है जो अनुमानित रूप से उच्च-गुणवत्ता वाला परिणाम देते हैं। संभावित नुकसान, वित्त की दुनिया के विपरीत, केवल निवेशित धन के आकार तक सीमित नहीं हैं - कंपनी द्वारा जमा की गई जानकारी और बाजार में प्रतिष्ठा दोनों जोखिम में हैं। इसी समय, कॉर्पोरेट आईटी बुनियादी ढांचे के निर्माण, समर्थन और रखरखाव प्रक्रियाओं के आयोजन के मुद्दों में कोई भी संस्कारिक ज्ञान नहीं है - सभी संभावित विकल्पों का वर्णन और चर्चा कई बार की गई है - बस ज्ञान और अज्ञानता, कौशल और अक्षमता है। किसी से बेहतर कॉर्पोरेट आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर का निर्माण करना असंभव है - इसे वैसा ही बनाया जा सकता है जैसा इसे चाहिए या नहीं। आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर का रखरखाव किसी से बेहतर करना असंभव है: यह या तो पर्याप्त पैसा (कीमत / गुणवत्ता के मामले में) खर्च कर सकता है, या मूल्य में अपर्याप्त हो सकता है।

ऊपर सूचीबद्ध प्रश्न निश्चित रूप से आपको अपने आईटी विभाग और आईटी बुनियादी ढांचे में मामलों की स्थिति को प्रभावित करने की अनुमति देंगे, लेकिन यह समझने के लिए कि आपका आईटी बुनियादी ढांचा सही किया गया है और आपको पर्याप्त कीमत चुकानी है, आपको सक्षम बाहरी सलाहकारों और लेखा परीक्षकों को आकर्षित करने की आवश्यकता है।

इवान कोरमाचेव
आईटी विभाग की कंपनी
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