आईटी बजट गाइड

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आईटी की लागत को बजट और उचित ठहराना एक काफी सरल प्रक्रिया है जो कंपनी प्रबंधन को प्रौद्योगिकी में निवेश के लाभों को देखने की अनुमति देता है, और तकनीशियन प्रबंधन के साथ आईटी बुनियादी ढांचे की स्थिति के लिए जिम्मेदारी साझा करने के लिए।

तकनीकी विशेषज्ञ के लिए आईटी बजट की वार्षिक योजना एक योजनाबद्ध तकनीकी कार्य पर ध्यान केंद्रित करने का एक अवसर है, जो पैचवर्क टुकड़ा करने के निवेश और पैसे से लगातार दस्तक देने के अभ्यास को समाप्त करता है। मैंने बजट बनाने में अपने अनुभव को साझा करने का फैसला किया और एक छोटा ज्ञापन बनाया।

IT की बजट योजना को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

स्टेज एक: जानकारी इकट्ठा करना

आईटी बजट तैयार करने (और उचित ठहराने) के लिए, आपको यह जानना होगा:

1. कंपनी ने अतीत में क्या खरीदा है और वर्तमान में इसका क्या भुगतान जारी है, अर्थात्:

• उपकरण का इस्तेमाल किया और रिजर्व में,
• सॉफ्टवेयर लाइसेंस
• सेवा अनुबंध
• ऑपरेटर सेवाएं
• उपभोग्य सामग्रियों और उनकी लागत।

2. कौन सी सूचना प्रौद्योगिकी कंपनी में और किस लिए उपयोग की जाती है।

सेवाओं (आईटी सेवाओं) की एक पूरी सूची जो एक व्यवसाय अपने काम में उपयोग करता है, जो आम "ई-मेल", "मुद्रण दस्तावेज़", "टेलीफोन संचार" से लेकर प्रबंधन प्रणालियों, सुरक्षा और विशिष्ट व्यावसायिक अनुप्रयोगों तक होता है।

आप सेवाओं की इस सूची (आईटी सेवाओं) का उपयोग कैसे कर सकते हैं? आखिर में पढ़ें

3. अगले वित्तीय अवधि के लिए कंपनी के लक्ष्य, योजनाएं और कार्य क्या हैं, क्या समस्याएं हल होनी चाहिए?

डिवीजनों का पुनर्गठन, बढ़ते कर्मचारियों, नए कार्यों का उद्भव, उत्पादकता, विश्वसनीयता और सूचना प्रणालियों की सुरक्षा के लिए बदलती आवश्यकताएं।

इस स्तर पर, कंपनी के प्रबंधन और संरचनात्मक डिवीजनों के प्रमुखों के साथ बात करना उपयोगी है, ताकि सेवा की गुणवत्ता, विश्वसनीयता, प्रणालियों के साथ काम करने की सुविधा, साथ ही उनके द्वारा उपयोग की जाने वाली आईटी सेवाओं की सूची को बदलने के लिए उनकी आवश्यकताओं को समझ सकें। इसके अलावा, हाल ही में प्राप्त अनुरोधों को एकत्र करने के लिए, उपयोगकर्ताओं का एक सर्वेक्षण करना संभव है।

दूसरा चरण: विश्लेषण

इस चरण का उद्देश्य उन बिंदुओं को खोजना है जो निर्धारित लक्ष्यों की वर्तमान उपलब्धि में बाधा डालते हैं या भविष्य में हस्तक्षेप कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मैं निम्नलिखित संकेतकों का विश्लेषण करने की सलाह देता हूं:

• प्रदर्शन।

क्या वर्तमान में सभी उपयोगकर्ताओं के पास पर्याप्त सिस्टम प्रदर्शन है? क्या सिस्टम प्रदर्शन का वर्तमान स्तर व्यावसायिक अपेक्षाओं को पूरा करता है? अब कमजोर कड़ी क्या है? यदि विकास योजनाओं के अनुसार लोड बढ़ता है तो क्या पर्याप्त उत्पादकता होगी?

• विश्वसनीयता।

क्या डेटा अखंडता सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त उपाय किए गए हैं? क्या विफलता के परिणामस्वरूप उपकरण बदलना संभव है या क्या यह अग्रिम में इसे अपडेट करने के लायक है? क्या आप आवश्यक समय में विफलता की स्थिति में कार्य क्षमता को बहाल करने में सक्षम होंगे या क्या आपको अग्रिम में इसके लिए अतिरिक्त उपकरण या सॉफ्टवेयर खरीदने की आवश्यकता है? क्या कोई ज्ञात समस्या है जो आईटी सिस्टम के अपटाइम को प्रभावित करती है?

• कार्यक्षमता।

क्या मौजूदा एप्लिकेशन उपयोगकर्ता और व्यावसायिक चुनौतियों का समाधान करते हैं? क्या वे उन्हें प्रभावी ढंग से हल करते हैं? अब कंपनी की कमी क्या है? भविष्य की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए क्या बदलना होगा? क्या मौजूदा व्यावसायिक अनुप्रयोग प्रासंगिक हैं?

• सुरक्षा।

क्या कंपनी का डेटा बाहरी खतरों से सुरक्षित है? और अंदर से? क्या सुरक्षा प्रणाली खतरों के स्तर तक है? सूचना सुरक्षा आवश्यकताओं को भविष्य में कैसे बदला जा सकता है?

• सुविधा।

क्या कुछ कंप्यूटर उपकरण के साथ काम करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए असुविधा पैदा करता है? क्या प्रिंटर कार्यालय में आसानी से स्थित हैं, क्या कंप्यूटर शोर हैं, क्या सभी इंटरफेस और सिस्टम उपयोगकर्ताओं के लिए समझ में आ रहे हैं, क्या वे अभी भी कुछ के बारे में शिकायत कर रहे हैं? क्या इसमें सुधार किया जा सकता है?

• परिचालन खर्च।

क्या मौजूदा परिचालन लागत इष्टतम हैं? क्या वे बाजार मूल्य से मेल खाते हैं? किसी कंपनी की मासिक सेवा में किसी विशेष सेवा की लागत कितनी है? इन खर्चों से क्या बनता है? क्या कंपनी को नुकसान पहुंचाए बिना उन्हें कम किया जा सकता है?

• स्टॉक

।
क्या कोई आवश्यक आपूर्ति है? विस्तार के मामले में कितने अतिरिक्त उपकरण और लाइसेंस की आवश्यकता होगी? क्या योजनाबद्ध व्यवसाय विकास के मामले में अतिरिक्त एकमुश्त या स्थायी सेवाओं की आवश्यकता होगी?

स्टेज तीन: बजट और औचित्य

दरअसल, सभी मुख्य काम पिछले चरणों में किए गए थे। अंतिम कार्य प्रबंधन को निष्कर्षों को समझने और निर्णय लेने के लिए सुविधाजनक तरीके से प्रस्तुत करना है। मैं आमतौर पर सभी खर्चों को निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित करता हूं:

• परिचालन समर्थन लागत: उपभोग्य, सेवा अनुबंध, सेवाएं, विशेषज्ञों का वेतन।
• आवश्यक पूंजी निवेश, जिसके अभाव में व्यवसाय के लिए गंभीर नुकसान संभव है। इसमें ऐसे खर्च शामिल हैं जिन्हें कंपनी टाल नहीं सकती है और एकमात्र सवाल यह है कि क्या यह पहले से धन का निवेश करेगा, या जब यह पहले से ही संकेतित नुकसान का सामना करेगा।
• अनुशंसित निवेश - आवश्यक लोगों के साथ संयुक्त, प्रदर्शन में काफी वृद्धि कर सकता है, साथ ही उन जोखिमों को खत्म कर सकता है जो व्यवसाय पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकते हैं।
• विकास-संबंधी लागतें - सिस्टम के संचालन को सुनिश्चित करने और व्यावसायिक विकास के लिए योजनाओं के कार्यान्वयन के मामले में गुणवत्ता संकेतकों को बनाए रखने के लिए निवेश की आवश्यक राशि।
• आईटी सिस्टम वाले कर्मचारियों की कार्यक्षमता और / या उपयोगिता में सुधार के लिए संभावित निवेश। यह आइटम फाइनेंसरों के लिए एक लाल चीर है, उन्हें अनुमति देता है, जब एक बजट पर सहमत होते हैं, तो आपको इस भाग में मना कर देते हैं और इस प्रकार परिणामों के लिए बिना किसी भय के अपने कर्तव्य का सम्मान करते हैं।

और अंतिम लेकिन सबसे महत्वपूर्ण विवरण बजट मदों में से प्रत्येक के लिए तर्क है। व्यवसाय, दुर्भाग्य से, एक "छह साल के सर्वर" की अवधारणाओं के साथ काम नहीं करता है और प्रौद्योगिकी में कुछ भी नहीं समझता है - यह केवल आईटी सेवाओं, क्षमताओं, जोखिमों और व्यवसाय के लिए उनकी लागत के लिए आवश्यकताओं की श्रेणियों के साथ संचालित होता है। सेवाओं की सूची (आईटी सेवाओं) जो आपने बहुत शुरुआत में की थी, आपको एक भाषा में कंपनी प्रबंधन के साथ संवाद करने की आवश्यकता है - यह आपकी समझ का बिंदु है। उपकरण, सॉफ्टवेयर, कर्मियों, आदि की आवश्यकता की पहचान करने के बाद, अंत आईटी सेवाओं (जोखिम, गुणवत्ता, प्रतिक्रिया की गति, आदि) के विशिष्ट संकेतक के साथ उनकी आवश्यकता को उचित ठहराते हैं जो व्यवसाय प्राप्त करता है या प्राप्त करेगा।

सौभाग्य!

इवान कोरमाचेव
आईटी विभाग की कंपनी
www.depit.ru