प्रोजेक्ट नेविगेटर: एमएस प्रोजेक्ट + सूत्र + संकेतक

एक योजना एक आदर्श तस्वीर नहीं है, लेकिन एक परियोजना नेविगेशन है

क्यों, जब आप एक कार चलाते हैं और एक ट्रैफिक जाम में फंस जाते हैं, जो अभी-अभी उत्पन्न हुआ है, तो क्या आपका नाविक मार्ग और उसके साथ चलने में लगने वाले समय की पुनरावृत्ति करता है और किसी परियोजना का प्रबंधन करते समय, क्या आप इस तरह के उपयोगी उपकरण को मना कर देते हैं?
जब परियोजना पर वास्तविक तस्वीर योजना के अनुसार विकसित नहीं होती है, तो इसका नेता अपने सिर में अन्य मार्गों का निर्माण करना शुरू कर देता है और प्रारंभिक योजना पर ध्यान देना बंद कर देता है।
मुझे यकीन है कि आप निम्नलिखित राय से परिचित हैं। एक योजना एक आदर्श परिदृश्य है, वास्तव में सब कुछ अलग तरीके से होता है, इसलिए एक योजना पर ध्यान केंद्रित करना असंभव है। "प्रोजेक्ट प्लान" वाक्यांश के साथ ऐसे शोध के लेखक का मतलब केवल प्रारंभिक योजना ( बेसिक प्लान ) है। लेकिन मैं ध्यान देता हूं कि परियोजना की एक और योजना भी होनी चाहिए - एक कार्य योजना जो परियोजना में सभी परिवर्तनों को ध्यान में रखेगी और परियोजना के लिए आपका नाविक होगा। ऐसा उपकरण आपको दिखाएगा:

• सभी कार्यों की वर्तमान अनुसूची
• बाधाओं
• प्रोजेक्ट पूरा होने (स्टेज) का पूर्वानुमान

लेख में दी गई सिफारिशों का उपयोग करते हुए, आप सीखेंगे कि कैसे अपने काम के कार्यक्रम को आसानी से पुनर्जीवित करें, समस्या क्षेत्रों को ढूंढें, अंतिम लक्ष्य की उपलब्धि की भविष्यवाणी करें। इस प्रकार, आप अपनी योजना और नियंत्रण कौशल में गुणात्मक रूप से सुधार करेंगे, जिससे आपकी दक्षता कम से कम 20% बढ़ जाएगी!

कार्य की स्थिति निर्धारित करना

आपको एक बार लेख और आलेखीय संकेतकों के अंत में सूत्रों का उपयोग करके प्रोग्राम (एमएस प्रोजेक्ट) को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है।
फिर आप नियमित रूप से एक सरल और प्रभावी उपकरण का उपयोग कर सकते हैं।
इसलिए, हम उन कार्यों की स्थिति पर विचार करेंगे जिन्हें हमें कॉन्फ़िगर करना है।

• पूरा
  कार्य 100% पूर्ण है।
• भविष्य की चुनौती
  कार्य भविष्य में योजना और वास्तव में दोनों के अनुसार किया जाएगा।
• योजना के अनुसार। चुनौती भी पीछे नहीं है। इसे निष्पादित किया जाता है, लेकिन इसका वास्तविक पूरा होने का प्रतिशत नियोजित से अधिक है। उदाहरण के लिए, 10 दिनों तक चलने वाला कार्य है। 5 दिनों के बाद, इसे "90%" पर पूरा किया जाता है, और योजना के अनुसार इसे केवल आधे (50%) पर पूरा किया जाना चाहिए
  विलंबित कार्य समूह:
• विलंब
  कार्य पूरा हो गया है, लेकिन इसके पूरा होने का वास्तविक प्रतिशत नियोजित की तुलना में कम है। उदाहरण के लिए, 10 दिनों तक चलने वाला एक समान कार्य है। योजना के अनुसार, 9 दिनों के बाद कार्य "90%" से पहले ही पूरा हो जाना चाहिए, लेकिन वास्तव में यह केवल आधा (50%) तक पूरा हो गया है। यह देरी के साथ कार्य के एक सरल संस्करण का एक विशेष मामला है, जब योजना के अनुसार कार्य अभी तक पूरा नहीं हुआ है, लेकिन वास्तविक प्रगति नियोजित से कम है।
• कार्य की अधिकता
  यह विलंबित कार्यों का एक विशेष मामला है। योजना के अनुसार, इस तरह के कार्य को रिपोर्टिंग तिथि के समय पूरा किया जाना चाहिए (हालांकि, वास्तव में, यह कार्य पूरा नहीं हुआ था (<100%)।
• टास्क शुरू नहीं हुआ
  यह विलंबित कार्यों का एक विशेष मामला है। योजना के अनुसार, इस तरह के कार्य को रिपोर्टिंग दिनांक के समय (> 0%) शुरू किया जाना चाहिए, हालांकि, वास्तव में, यह कार्य अभी तक शुरू नहीं हुआ है (0%)।
• निष्क्रिय कार्य
  इस तरह के कार्य, हालांकि दुर्लभ हैं, कभी-कभी शेड्यूल में पाए जाते हैं, इसलिए आपको उनके लिए एक उपयुक्त संकेतक निर्धारित करने की आवश्यकता है ताकि कार्यक्रम आपको गलत न समझे। उदाहरण के लिए, कोई कार्य समाप्त हो सकता है, लेकिन वास्तव में यह एक नहीं हो सकता है, क्योंकि इसे पूरा करने की आवश्यकता नहीं है।

कार्य विश्लेषण

• पूर्ण स्थिति
  यह अनुशंसा की जाती है कि ऐसे कार्यों को परियोजना टीम के सामने नोट किया जाए ताकि वे निर्धारित लक्ष्य के करीब पहुंच सकें, जिससे टीम के सदस्यों की सकारात्मक प्रेरणा बढ़े।
  क्यूरेटर या ग्राहक को किए गए कार्य के बारे में विस्तार से रिपोर्ट करने के लिए "परियोजना समितियों" पर समय बिताने की अनुशंसा नहीं की जाती है। इस तरह की बैठकों में निकट भविष्य के लिए समस्याओं, जोखिमों और आगामी योजनाओं पर चर्चा करना अधिक प्रभावी होता है।
• भविष्य की चुनौती की स्थिति
  यह भविष्य में शुरू होने वाले सभी कार्यों का विश्लेषण करने के लिए कोई मतलब नहीं है। हालांकि, यह उन कार्यों पर ध्यान देने के लिए समझ में आता है जो आने वाले समय में शुरू होंगे। (इसके लिए फ़िल्टर का उपयोग करना सुविधाजनक है, लेकिन किसी अन्य लेख में उस पर और अधिक)।
• टास्क ओवरडू स्थिति
  यह महत्वपूर्ण है। योजनाकारों के लिए आपकी योजना में ऐसे कार्य करना एक अपराध माना जाता है! ऐसे कार्यों के लिए, एक पूर्ण पूर्वानुमान हमेशा प्रदान किया जाना चाहिए।
• स्थिति "कार्य प्रारंभ नहीं हुआ"
  यह महत्वपूर्ण है। चूंकि ऐसे कार्यों की शुरुआत अतिदेय है, इसलिए निष्पादन की शुरुआत के पूर्वानुमान का अनुरोध करना आवश्यक है। व्यवहार में, यह अक्सर ऐसा होता है कि ऐसे कार्यों की शुरुआत अतिदेय कार्यों के अंत या उन कार्यों पर निर्भर करती है जो योजना में शामिल नहीं हैं।
• देरी की स्थिति
  व्यवहार में, वे अक्सर उन कार्यों पर ध्यान नहीं देते हैं जिन्हें अभी तक पूरा नहीं किया गया है, लेकिन यह प्रदर्शन करने वालों के साथ स्पष्ट करने के लिए नहीं होगा कि क्या कार्य निर्धारित तिथि तक पूरा हो जाएगा। यदि उत्तर नहीं है, तो आपको एक अंतिम पूर्वानुमान का अनुरोध करने की आवश्यकता है ताकि कार्य बाद में अतिदेय न हो।

संकेतकों का व्यावहारिक उपयोग

संकेत परियोजना नियंत्रण प्रक्रिया का एक आंशिक स्वचालन है। संकेतक तुरंत उपयोगकर्ताओं को कार्य स्थितियों के बारे में संकेत देते हैं। आपके सिर में कार्य स्थितियों की गणना करने के बजाय, प्रोग्राम आपके लिए ऐसा करता है। इसके अलावा, समस्याग्रस्त कार्यों को करते समय, आपको एक "लाइव" कार्य अनुसूची मिलती है जो आपकी परियोजना के लिए नाविक होगी।

प्लान अपडेट एल्गोरिदम

मैं परियोजना की प्रगति की नियमित निगरानी की जोरदार सिफारिश करता हूं। यह सप्ताह में एक बार या सप्ताह में 2 बार किया जाना चाहिए। नियंत्रण प्रक्रिया में, आपको एल्गोरिथ्म का पालन करने की आवश्यकता है:

1. प्रतिशत पूर्ण होने वाले कार्यों को एकत्रित करें और चिपकाएँ
2. अनुरोध करें और "टास्क ओवरड्यू" स्थिति के साथ कार्यों के पूरा होने का पूर्वानुमान प्रदान करें
3. अनुरोध करें और "कार्य प्रारंभ नहीं हुआ" स्थिति के साथ कार्यों की शुरुआत के पूर्वानुमान करें
4. योजना में भूल गए कार्य को शामिल करना जो "शुरू नहीं" कार्यों के कार्यान्वयन को रोकता है

नतीजतन, आपके पास हमेशा अप-टू-डेट योजना (परियोजना अनुसूची) और अंतिम घटनाओं (परियोजना के पूरा होने, मंच) के परिणाम का पूर्वानुमान होगा।

विशिष्ट उदाहरण

सभी उदाहरणों के लिए, शुरुआत समान है। आप काम का प्रतिशत नीचे रखें। अगला, कार्यक्रम स्वचालित रूप से कार्यों की स्थिति की गणना करता है। निम्नलिखित उदाहरण दिखाएंगे कि इस जानकारी के साथ कैसे काम किया जाए।

उदाहरण 1

हम देखते हैं कि योजना ने कार्यों को पूरा कर लिया है - हम इसके लिए कलाकारों की प्रशंसा करते हैं, साथ ही अतिदेय कार्यों (कैसे आगे बढ़ना है, उदाहरण के लिए नीचे 2 देखें)।

उदाहरण 2

समस्या

योजना में अतिदेय है और कार्य शुरू नहीं हुए हैं।
उदाहरण के लिए, आंतरिक पृष्ठों के डिजाइन को विकसित करने का कार्य पूरा नहीं हुआ है ( कार्य समाप्त हो गया है ), इसलिए, टाइपसेटर अपना कार्य शुरू नहीं कर सकता है ( कार्य शुरू नहीं हुआ है )।

निर्णय

डिजाइनर के साथ यह जांचना आवश्यक है कि लेआउट की ड्राइंग कब पूरी होगी और कब उन्हें लेआउट डिजाइनर को स्थानांतरित किया जाएगा। लेआउट की शुरुआत की तारीख स्वचालित रूप से कार्यक्रम द्वारा गणना की जाती है।
नतीजतन, योजना में कोई अतिदेय नहीं होगा और कार्य शुरू नहीं होंगे।

उदाहरण 3

समस्या

योजना में अतिदेय है और कार्य शुरू नहीं हुए हैं।
उदाहरण के लिए, आपके पास कई पूर्ण कार्य हैं, लेकिन निकटवर्ती ग्राहक प्रणाली के साथ बाद के एकीकरण कार्य अभी तक शुरू नहीं हुए हैं।

निर्णय

जैसा कि यह निकला, आप एकीकरण पर काम शुरू नहीं कर सकते, क्योंकि ग्राहक ने आपको डेटाबेस से उतराई और एकीकरण के विवरण नहीं दिए। प्रारंभ में, योजना ने इन आंकड़ों को प्रदान करने में ग्राहक के कार्यों का संकेत नहीं दिया, और उस परिणाम को इंगित नहीं किया जो एकीकरण कार्य शुरू करने के लिए प्रदान किया जाना चाहिए। यह जानकारी ध्यान में रखी गई थी, हर कोई ग्राहक की उम्मीद कर रहा था, क्योंकि यह उसका काम है।
इसलिए, इस स्थिति में, आपको योजना में अगला कार्य शुरू करने के लिए परिणाम प्रदान करने के लिए इस कार्य और मील के पत्थर को जोड़ने की आवश्यकता है। यदि इन कार्यों को पहले से योजनाबद्ध किया गया था, तो ग्राहक का "किकिंग" बहुत पहले शुरू हो गया होगा।
नतीजतन, योजना में कोई अतिदेय नहीं होगा और कार्य शुरू नहीं होंगे।

प्रोजेक्ट पूरा होने (स्टेज) का पूर्वानुमान

जिन उद्देश्यों के लिए योजना को अद्यतन किया गया है, उनमें से एक परियोजना के पूरा होने का पूर्वानुमान प्राप्त करना है (चरण या अन्य नियंत्रण घटना)। यह लेख प्रत्येक कार्य के भिन्नताओं को मापने के लिए एक आधार रेखा के उपयोग पर चर्चा नहीं करेगा। हालांकि, एक सरल विकल्प एमएस प्रोजेक्ट का उपयोग करके, आप हमेशा नियंत्रण घटनाओं की अस्वीकृति के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
परिषद। प्रारंभिक योजना के दौरान, बड़े सारांश कार्यों (जैसे कुल परियोजना / मंच कार्य) और / या मील के पत्थर के लिए एक "समय सीमा" निर्धारित करें। ऐसा करने के लिए, "कार्य सूचना" पर जाएं, "उन्नत" टैब पर जाएं और इसे "समय सीमा" पर सेट करें। चार्ट पर, इसे एक हरे तीर के साथ चिह्नित किया जाएगा। इस बिंदु के संबंध में, आप हमेशा विचलन को मापेंगे।

टिप्पणी

उपरोक्त उदाहरण इस सवाल को संबोधित नहीं करते हैं कि कार्यों के लिए विचलन कितने प्रतिशत है। मैं एक रिपोर्टिंग अवधि से अधिक नहीं के कार्यों में कार्य को डिकम्पोज करने की सलाह देता हूं। उदाहरण के लिए, आपके पास सप्ताह में एक बार परियोजना की स्थिति पर एक बैठक होती है, जिसका अर्थ है कि कार्य की अवधि यदि संभव हो तो 5 कार्य दिवसों से अधिक नहीं होनी चाहिए। इस मामले में, यह इतना महत्वपूर्ण नहीं होगा, विचलन 20% या 34.5% है। आप दीर्घकालिक कार्यों के पूरा होने के प्रतिशत के बजाय छोटे कार्यों को करने के परिणामों पर ध्यान केंद्रित करेंगे, जिन्हें मापना इतना आसान नहीं है।

सूत्र

योजना के सापेक्ष एकीकृत कार्य अस्वीकृति स्थिति

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योजनाबद्ध कार्य पूर्णता प्रतिशत

उपरोक्त सूत्र में प्रयुक्त। हालांकि, मैं इसे अलग से उजागर करता हूं, आपको अन्य सूत्र बनाने की आवश्यकता हो सकती है
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IIf([]>=[ ];0;100);
IIf([]>=[ ];0;
IIf(ProjDateDiff([];[ ])>0;100;ProjDateDiff([];[ ])/[]*100)
)
)

नोट। कुल कार्यों के लिए, यह प्रतिशत हमेशा एमएस कार्यों की सीमित क्षमताओं को ध्यान में रखते हुए गणना नहीं की जाती है।