मध्यम आकार के व्यवसायों के संगठन में एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली का विकास

अब तक, संगठनों के प्रमुखों के बीच, यह अक्सर माना जाता है कि परियोजना प्रबंधन प्रणाली (बाद में SOF या सिस्टम के रूप में संदर्भित) सॉफ्टवेयर है जो परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, जो एक नियम के रूप में कैलेंडर-संसाधन नियोजन प्रक्रियाएं हैं।
वास्तव में, PMI PMBoK (4-वें संस्करण) ज्ञानकोष [1] में निर्दिष्ट अद्यतन व्याख्या में, SOU परियोजना प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं, उपकरणों, विधियों, कार्यप्रणालियों, संसाधनों और प्रक्रियाओं का एक समूह है।

इसके साथ ही, यह इस तथ्य पर ध्यान देने योग्य है कि परियोजना पद्धति तीन स्तरीय संरचना "उत्पाद - व्यवसाय - रणनीति" है:
प्रथम स्तर (उत्पाद) - परियोजना प्रबंधन;
दूसरा स्तर (बिजनेस) - कार्यक्रम प्रबंधन;
3 स्तर (स्ट्रैटेजी) - परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन।

इसके अलावा, PRODUCT (परियोजना प्रबंधन) स्तर आधार स्तर है, शेष स्तरों के निर्माण के लिए प्रारंभिक बिंदु - बिजनेस और स्ट्रैटेजी (चित्र 1 देखें)।



चित्रा 1 - डिजाइन कार्यप्रणाली की तीन-स्तरीय संरचना

SOUP और परियोजना गतिविधियों का संगठन क्यों?
परियोजना प्रबंधन प्रणाली आपको संगठनों के भीतर गुणात्मक परिवर्तनों के लिए प्रभावी रूप से परियोजनाओं को ले जाने की अनुमति देती है, जो बदले में संगठनों को नए प्रतिस्पर्धी लाभ प्राप्त करने की अनुमति देती है।

ऐसी परियोजनाओं के उदाहरणों में बुनियादी ढांचा निर्माण, आईपीओ, एक नए उत्पाद या सेवा का बाजार शुभारंभ आदि शामिल हैं।

परियोजना प्रबंधन प्रणाली का मूल्य संगठन की वृद्धि के चरण में विशेष रूप से उच्च है, जब इसका स्थानीय बाजार में पहले से ही अनुभव है और पहले से ही परीक्षण किए गए व्यवसाय मॉडल को राष्ट्रीय या अंतर्राष्ट्रीय बाजार में स्थानांतरित करने का प्रयास करता है। इस समय, संगठन एक दर्जन परियोजनाओं से मिलकर बड़े पैमाने पर विकास कार्यक्रम लागू कर रहे हैं।

एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली के प्रमुख तत्व
ईएमएस के तत्वों की संरचना की कई व्याख्याएं हैं। इस सेट में से, एक स्थिर प्रणाली के प्रमुख तत्वों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है (चित्र 2 देखें):
- कार्यप्रणाली;
- संगठनात्मक;
- सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर;
- प्रेरक।



चित्रा 2 - एक स्थायी परियोजना प्रबंधन प्रणाली के प्रमुख तत्व

ईएमएस का मेथोडोलॉजिकल तत्व
यह चल रही परियोजनाओं के ढांचे में उपयोग किए जाने वाले तरीकों, उपकरणों, उपकरणों, सिद्धांतों और दृष्टिकोणों का एक जटिल है। यानी यह एक परियोजना प्रबंधन पद्धति है जो यह निर्धारित करती है कि काम कैसे करना है।

SOU संगठनात्मक तत्व
यह परियोजना के प्रतिभागियों की गतिविधि और बातचीत का क्रम निर्धारित करता है। 3 घटकों से मिलकर बनता है:
- परियोजनाओं और प्रबंधन और नियंत्रण निकायों की संगठनात्मक संरचना (उदाहरण के लिए, परियोजना कार्यालय, संचालन समिति, शासी परिषद, आदि);
- परियोजना टीमों और परियोजना प्रबंधन निकायों के सदस्य;
- सीएमएस का दस्तावेजीकरण समर्थन (परियोजना प्रतिभागियों की बातचीत के लिए नियम, परियोजना के विभिन्न चरणों के प्रबंधन के लिए प्रक्रिया, प्रक्रियाओं के निष्पादन के लिए विस्तृत निर्देश, प्रबंधन दस्तावेजों के लिए टेम्पलेट्स, शासी निकाय और नौकरी विवरण पर नियम)।

सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर तत्व SOUP
मूल रूप से, यह कैलेंडर और संसाधन नियोजन का एक हार्डवेयर-सॉफ़्टवेयर कॉम्प्लेक्स है, जो वित्तीय योजना और लेखा प्रणाली, दस्तावेज़ प्रबंधन, कार्मिक प्रबंधन, रिपोर्टिंग प्रणालियों के साथ एकीकृत हो सकता है।

SOU प्रेरक तत्व
यह उद्देश्यों का एक जटिल है जो प्रभावी परियोजना प्रबंधन सुनिश्चित करने वाले कार्यों के कार्यान्वयन को प्रोत्साहित करता है।

जैसा कि चित्र 2 में दिखाया गया है, संगठन की रणनीति इन तत्वों के विकास को प्रभावित करती है।

क्यों वास्तव में इन तत्वों, और दूसरों को नहीं?
थोड़ा सिद्धांत पर विचार करें, अर्थात् एम.के.ह का काम। मेस्कॉन "फंडामेंटल ऑफ मैनेजमेंट" [2], जहां लेखक प्रबंधन प्रक्रिया को नियोजन, संगठन, प्रेरणा और नियंत्रण के कार्यों के एक सेट के रूप में परिभाषित करता है, संचार और निर्णय लेने की कनेक्टिंग प्रक्रियाओं द्वारा संयुक्त है (चित्र 3 देखें)।



चित्र 3 - प्रबंधन प्रक्रिया के प्रमुख कार्य

इस संबंध में, एक धारणा है कि एक स्थिर नियंत्रण प्रणाली के तत्वों का न्यूनतम सेट कम से कम इन कार्यों के प्रदर्शन को सुनिश्चित करना चाहिए।

तालिका 1 ईएमएस के तत्वों के साथ प्रमुख प्रबंधन कार्यों के संबंध पर जानकारी प्रदान करती है।

तालिका 1


जैसा कि तालिका से देखा जा सकता है, नियंत्रण प्रणाली के तत्वों का समूह सभी प्रमुख प्रबंधन कार्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करता है।

नियंत्रण प्रणाली के तत्वों के बीच कुछ तत्व स्थापित होते हैं। परियोजना प्रबंधन प्रणाली में मूल तत्व मेथोडोलॉजिकल है, जो प्रक्रियाओं, विधियों, परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं का एक सेट है जो आपको मौजूदा प्रक्रियाओं, विधियों और प्रक्रियाओं की तुलना करके निगरानी कार्य करने की अनुमति देता है जिन्हें चयनित कार्यप्रणाली के अनुसार किया जाना चाहिए।

परियोजना प्रबंधन प्रणाली के संगठनात्मक तत्व द्वारा स्थापित कार्यप्रणाली के अनुसार कार्य का संगठन सुनिश्चित किया जाता है जो परियोजना प्रबंधन कार्यालय, परियोजना टीमों, संचालन समिति के कार्यों को निष्पादित करता है, प्रलेखन का उपयोग करता है जिसमें परियोजना दस्तावेजों के नियमों, प्रक्रियाओं और टेम्पलेट्स का विवरण होता है।

सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर तत्व कार्यप्रणाली तत्व, वित्तीय योजना और लेखा प्रणाली, कार्मिक प्रबंधन, दस्तावेज़ प्रबंधन और रिपोर्टिंग प्रणाली के साथ उनके संबंधों के अनुसार कार्य का कैलेंडर-संसाधन नियोजन प्रदान करता है।

प्रेरक तत्व प्रेरक तालों का निर्माण करके कार्यप्रणाली, सॉफ्टवेयर, तकनीकी और संगठनात्मक तत्वों की प्रक्रियाओं और कार्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करता है जो परियोजना की गतिविधियों में प्रतिभागियों को आवश्यक प्रक्रियाओं और कार्यों को सही ढंग से करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। उद्देश्यों का परिसर पूरे सिस्टम के लिए "सीमेंट मोर्टार" का एक प्रकार है, इसके सभी तत्वों को एक के रूप में पकड़ना और इसकी स्थिरता सुनिश्चित करना। ईएमएस के तत्वों के बीच संबंधों का एक उदाहरण चित्र 4 में प्रस्तुत किया गया है।



चित्रा 4 - एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली के तत्वों के बीच संबंधों का एक उदाहरण

संगठन में एसओयूपी के विकास का विकास
संगठन के भीतर प्रबंधन गतिविधियों को तीन प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:
- परिचालन प्रबंधन (आपातकालीन प्रतिक्रिया)
- परियोजना प्रबंधन (सिस्टम का लक्षित परिवर्तन)
- संचालन प्रबंधन (लगातार प्रक्रियाओं को दोहराते हुए)

कुल मात्रा में प्रत्येक प्रकार की प्रबंधन गतिविधि का हिस्सा उस जीवन चक्र के चरण पर निर्भर करता है जिस पर संगठन स्थित है। बदले में, परियोजना प्रबंधन का अनुपात संगठन में प्रबंधन प्रणाली के विकास की डिग्री पर निर्भर करता है।

संगठन के जीवन चक्र पर परियोजना प्रबंधन की हिस्सेदारी की निर्भरता चित्र 5 [3] में प्रस्तुत की गई है।




चित्र 5 - संगठन के जीवन चक्र पर परियोजना प्रबंधन की हिस्सेदारी की निर्भरता

संगठन व्यवसाय के विकास के लिए विशिष्ट लक्ष्य और समय सीमा निर्धारित कर रहा है। एक कार्यक्रम या परियोजना को लागू किया जा रहा है जो इस संगठन की संभावनाओं को उस रूप में दिखाएगा जिसमें इसकी कल्पना की गई थी। कोई परियोजना प्रबंधन प्रणाली नहीं है। परियोजना प्रबंधन व्यावहारिक रूप से उपयोग नहीं किया जाता है (शेयर लगभग 25% है)। मुख्य उपकरण परिचालन प्रबंधन है। संगठन में नियोजन क्षितिज एक महीने से एक वर्ष तक है। एक नियम के रूप में, शर्तों और लागतों में विचलन योजनाबद्ध के 100 से 300% तक है। इस स्तर पर, संगठन के आंतरिक और बाहरी वातावरण की स्थिति के बारे में मालिकों और प्रबंधकों का एक कमजोर विचार विशेषता है। मध्यम आकार के व्यवसायों के संगठन के लिए इस चरण की अवधि लगभग 2-3 वर्ष है।

व्यवसाय गठन के चरण में, परियोजना प्रबंधन, एक नियम के रूप में, लापता परिसंपत्तियों की खरीद और एक प्रभावी व्यवसाय मॉडल बनाने पर केंद्रित है। परियोजना प्रबंधन का हिस्सा अधिक है और लगभग 30% है। मध्यम आकार के व्यवसायों के आयोजन के लिए मंच की अवधि 3-4 साल है।
ग्रोथ स्टेज राष्ट्रीय बाजार की हिस्सेदारी के लिए संघर्ष के साथ जुड़ा हुआ है। परियोजना प्रबंधन का उपयोग क्षेत्रीय या अंतर्राष्ट्रीय बाजारों में बड़े पैमाने पर विस्तार कार्यक्रमों में किया जाता है। इस स्तर पर, परियोजना प्रबंधन प्रणाली सबसे अधिक मांग में है। परियोजना प्रबंधन का हिस्सा अधिक है और लगभग 40% है। मध्यम आकार के व्यवसायों के संगठन के लिए इस चरण की अवधि लगभग 4-5 वर्ष है।

"स्थिरीकरण" चरण के करीब, परियोजना प्रबंधन अधिक परिचालन हो जाता है (परियोजनाएं चक्रीय प्रकृति का अधिग्रहण करती हैं, अधिकांश परियोजनाएं मानक बन जाती हैं)। स्थिरीकरण चरण में, एक संगठन को नवीन परियोजनाओं को लागू करने की आवश्यकता होती है जो बाजार में नए उत्पादों और सेवाओं को पेश करके प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बनाए रखने में मदद करेगी। इस चरण की अवधि बहुत भिन्न हो सकती है और संगठन प्रबंधन की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। परियोजना प्रबंधन का हिस्सा कम हो गया है और लगभग 20% है।

एक संगठन में परियोजना प्रबंधन प्रणाली के विकास की डिग्री परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र में अपनी तकनीकी परिपक्वता के स्तर और जीवन चक्र के चरण पर निर्भर करती है जिसमें यह स्थित है।

यदि, उदाहरण के लिए, हम Herold Kerzner (चित्र 6 देखें) [4] की परिपक्वता का 5-स्तरीय मॉडल लेते हैं, तो संगठन के जीवन चक्र पर परियोजना प्रबंधन की परिपक्वता के स्तर की निर्भरता निम्नानुसार दिखाई देगी (देखें 7 देखें)।



चित्रा 6 - हेरोल्ड केर्ज़नर की परिपक्वता मॉडल



चित्र 7 - संगठन के जीवन चक्र पर परियोजना प्रबंधन की परिपक्वता के स्तर पर निर्भरता

परियोजना प्रबंधन प्रणाली के विकास का स्तर इसके तत्वों के विस्तार की डिग्री पर निर्भर करता है, और परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र में संगठन की परिपक्वता के स्तर पर भी निर्भर करता है। इस निर्भरता पर जानकारी को आंकड़े 12-१२ में एक उदाहरण के रूप में प्रस्तुत किया गया है। इन आंकड़ों में, "सामरिक" तत्व सीएमएस के लिए बाहरी है और जानकारी और तुल्यता के लिए दिखाया गया है।



चित्र 8 - ईएमएस के तत्वों के विस्तार की डिग्री (परिपक्वता का 1 स्तर)



चित्र 9 - ईएमएस के तत्वों के विस्तार की डिग्री (परिपक्वता का दूसरा स्तर)



चित्र 10 - ईएमएस के तत्वों के विस्तार की डिग्री (परिपक्वता का 3 स्तर)




चित्र 11 - ईएमएस के तत्वों के विस्तार की डिग्री (परिपक्वता का चौथा स्तर)



चित्र 12 - SOUP के तत्वों के विस्तार की डिग्री (परिपक्वता का 5 स्तर)

एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली विकसित करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित क्रम में होती है:
- परियोजना प्रबंधन में प्रशिक्षण कर्मचारी;
- प्रबंधन प्रथाओं का संचय;
- परिणामों को समझना;
- परिणामों को सारांशित करना, अवधारणा, एक्शन टेम्प्लेट का निर्माण करना;
- अनुभव का गठन।
- यह प्रक्रिया पुनरावृत्त है।

इसके साथ ही, चित्र 13 में दर्शाई गई विधि अधिक प्रभावी है। एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली के विकास में इस दृष्टिकोण का उपयोग करने से, एक मध्यम आकार के संगठन में परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र में परिपक्वता में तेजी लाने में मदद मिलेगी, विशेषज्ञ के अनुमानों के अनुसार, लगभग 10% - 20%।



चित्र 13 - एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली विकसित करने की प्रक्रिया

सिफारिशें
अंत में, मैं परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र में संगठन की तकनीकी परिपक्वता के एक पेशेवर मूल्यांकन का उपयोग करने की सिफारिश करना चाहूंगा, जो आपको परियोजना प्रबंधन प्रणाली के तेज विकास के लिए एक कार्यक्रम को सही ढंग से तैयार करने और संगठन की वर्तमान ताकत और कमजोरियों को ध्यान में रखते हुए सबसे इष्टतम और तेज तरीके से नए प्रतिस्पर्धी लाभ प्राप्त करने की अनुमति देता है।


प्रयुक्त साहित्य की सूची:
1. पीएमआई, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ नॉलेज। चौथा संस्करण, 2008
2. मेस्कॉन एम। बुनियादी बातों के प्रबंधन: मॉस्को, डेलो पब्लिशिंग हाउस, 1997।
3. चेरनोव डी.वी. संगठन के जीवन चक्र के विभिन्न चरणों में परियोजना प्रबंधन की भूमिका। परियोजना और कार्यक्रम प्रबंधन नंबर 01 (29) 2012
4. मालिनीना एम.वी. संगठनात्मक परियोजना प्रबंधन के आधुनिक परिपक्वता मॉडल। परियोजना और कार्यक्रम प्रबंधन 20113 2011