どの会社でも最も重要なIT資産の1つはソフトウェアです。 ソフトウェアは、絶え間ないコミュニケーションの現代の世界で成功するための鍵であるだけでなく、組織がそれに対して莫大なお金を費やす（購入、保守、更新など）ために重要です。
一部の企業、特に大企業はこれらの費用の妥当性について考えていません。彼らにとってソフトウェアの費用は予算支出項目の取るに足らない部分です。 中規模企業は、ソフトウェアを可能な限り節約し、最低限のライセンスのみを購入し、場合によってはライセンスのないソフトウェアを使用します。 （ちなみに、私の意見では、ライセンスのないソフトウェアは無料であると信じるのは間違い
です。あなたはそれについて心から支払うことができ、
ここで読むことができ
ます。 ）別のカテゴリーの企業があり
ます。具体的にそれを行う方法。 そのような企業にとっては、ソフトウェアへの不必要な支出を回避する方法についてのヒントを提供します。
最初に、組織で一般的に使用されるソフトウェアの種類を決定する必要があります。 （いくらですか、どのタイプ、どのように、誰が使用しますか？）ソフトウェアインベントリ手順は、これらすべての質問に答えるのに役立ちます。 それをどのように実行でき、これで何が役立つかについては、別の記事で説明します。
社内のすべてのソフトウェア製品に関する情報を入手したら、すぐに分析を開始できます。
すべてのソフトウェアが本当に必要なのか、それはその可能性を最大限に活用しているか？
まったく使用されていないソフトウェアはありますか？
なぜソフトウェアは使用されず、どのようにそれから利益を得るのでしょうか、従業員は単にそれを持っていないのでしょうか？
必要なソフトウェアを判断し、追加コストを回避する方法は？
これらの質問に対する回答は、次のようにして取得できます。
1.従業員とそのリーダーへのインタビュー。面接は、同時に助けにも傷つけにもなります。 主観的に従業員がソフトウェアの使用にどのように関係するかを示します。 特定のソフトウェア製品が公式な職務の遂行のためではなく、めったに使用されない場合でも、従業員は公式な目的での特定の使用例を示しても、このソフトウェアが本当に必要な1000の言い訳や説明を見つけるでしょう。
たとえば、1人の従業員のコンピューターで複数のWebブラウザー（Internet Explorer、FireFox、Opera、Google Chrome）の使用をよく見ることができますが、従業員は職務の面で全労働時間の10％しかネットワークアクセスを使用できません。 そのような状況では、IT部門はWebブラウザーを1つ選択する必要があります（ただし、誰もが無料ですが、時間とお金がかかるため）。これが企業標準になります。
または、たとえば、有料のアーカイバプログラムの使用。 従業員の仕事の質を損なうことなく、そのようなソフトウェアを簡単に削除したり、無料または安価なアナログに置き換えることができます。 ちなみに、ソフトウェアをアナログに置き換え始めると、従業員はインターフェイスや機能などに慣れていないと言うことになります。
2.特別な技術監査ツールの使用。私はこの方法に特に注意を払いますが、すぐにインタビューの使用を取り消さないと言わなければなりません。 テクニカルツールを使用すると、選択したソリューションの起動回数、1つまたは別のソフトウェアを使用する場合のハードウェアの負荷を追跡できます。 しかし、あなたが取り除くことができると思うプログラムを見つけたら、その必要性について従業員にインタビューすることを避けられません。
次に、さまざまなクラスに分散されたソフトウェアのインベントリを作成できる固定資産（シード用）のリストを示します。
3.従業員のさまざまなカテゴリのソフトウェア標準を作成する不要なものをすべてカットする非常に効果的な方法。 このためには、もちろん、真剣な分析作業が必要になりますが、それを行った後、あなたは近い将来にそれがどれほど有用かを認識するでしょう。
これを行うには、すべての会社の従業員をカテゴリに分ける必要があります。 分割基準は非常に異なる場合があり、その選択は多くの状況に依存します。 一般的に、スペシャリストの部門は、特定のビジネスタスクを遂行する基準に従って最適に見えます。
たとえば、経理スタッフ、デザイナー、セールスマネージャー、弁護士など。弁護士や会計士向けに設計された特殊なソフトウェアが「デザイナー」などのカテゴリに分類されるべきではないことは明らかです。 設計者が即時の職務を遂行するためにヘルプ情報システムまたは会計プログラムのいずれかを必要とすると考えるのは難しいです。
他のカテゴリーの従業員に対してもまったく同じアプローチが必要です。 同時に、実際に必要な最小限のソフトウェアのみをソフトウェアの使用基準に含めることをお勧めします。その場合、従業員のニーズを慎重に考慮して、個々の従業員に対して例外を設けることをお勧めします。 このようなソフトウェアの標準を定義したら、このリストに表示されていないすべてのソフトウェアを「クリーンアップ」する必要があります。 余分なソフトウェアが合法的に購入された場合、結論を調べて描く必要があります。おそらく、会社の誰かが今それを本当に必要としているので、削除する必要はありません。
会計士と弁護士に属するコンピューターのペアの例を説明します。 最初に、SAMの実装プロジェクトの1つで採用された標準のコンピューター会計士を採用します。 それで発見されました：
分析後、一部のプログラムはめったに使用されず、一部はユーザーの職務を見るとユーザーがまったく必要とせず、一部は最適化できることが明らかになりました。 分析の結果、次の図が得られました。
このコンピューターで使用されるプログラムの推定コストを見ると、1台のコンピューターだけで約40,000ルーブルの節約になったことは明らかです。 この例は、おそらく何らかのエラーの結果として、不必要なSQL Serverの会計士の上に立っていたという事実も示しています。
コンピューター弁護士についても同様の例を挙げることができます。 最初のソフトウェアインベントリ中に彼のコンピューターで発見されたもの：
データを分析した後に残るもの：
この場合、弁護士のコンピューターでは、節約額はコンピューターあたり約12,000ルーブルになりました。
4.ソフトウェアインストールのアプリケーションの承認の段階での「ナットの締め付け」。標準を決定し、作成された標準のレベルまですべてのコンピューターを「クレンジング」したら、厳しいスタンスを取り、管理のサポートに参加し、標準で指定されている以上のソフトウェアをインストールできないようにします。 これは非常に重要です。
人的要因や人と人とのつながりを誰もキャンセルしていません。標準の一部ではないソフトウェアを友人にインストールすることを常に拒否したくはありません。あなたの意見では、公務の遂行には必要ありません。 しかし、ルールはルールであり、あなたはそれらを考慮しなければなりません。 したがって、この場合、ソフトウェアインストールのアプリケーションの承認段階での厳格さが、ソフトウェアコストの最適化における成功の鍵となります。
もちろん、私はこの規則に例外がないとは言っていません。 それらは非常に可能ですが、あなたへの私のアドバイスは、可能な例外と、標準/規制自体の規則への可能な例外の基準を示すことです。
5.ソフトウェア購入契約の管理。非常に重要なポイント。 複雑なプロセスとしての契約管理については説明しませんが、このプロセスの1つのポイントに過ぎません：利点をもたらすソフトウェア購入契約のすべての機能を明確に理解する必要があります（これらの利点のクライアントの競争においてベンダーまたはサプライヤが多数提供できます）：
1.保管する権利があるディストリビューションの数。
2.仮想環境で使用する可能性はありますか？
3.パッケージを購入する場合、どのソフトウェア製品が含まれていますか。
4.別のコンピューターで再利用する可能性。
5.自宅のPCで使用する機能。
6.契約は技術サポートを提供しますか、そして最も重要なこととして、どの程度まで提供しますか。
7.適切なアップグレードはありますか。
ベンダーとサプライヤの競争で無料で入手したこれらの追加オプションはすべて、修正して常に使用する必要があります。 それらを使用すると、他のソフトウェアのメンテナンスや購入に余分なお金を費やすことができなくなります。
これらは非常に簡単なヒントのように思えますが、それらすべてからは程遠いものであり、その結果、ソフトウェアに対する金銭的オーバーランが発生する可能性があると断言できます。
コンピューターパークに
1,000台のPCがある中規模の会社を取り上げます。 この会社のソフトウェアの平均年間予算が
250,000ドルをわずかに上回っているとしましょう。 企業がソフトウェアを完全に会計処理せず、ソフトウェアを管理するためのポリシー/手順を持たず、ソフトウェアの継続的なインベントリを実施しない場合、そのような企業ではソフトウェアにお金を使い
すぎるリスクは $ 80,000年。 そして、これらは実際の実数です。 そして、私はソフトウェア購入への直接支出についてのみ話している。 アップデートはどうですか？ サービスはどうですか？
このような経験はありますか？ あなたの会社でこの仕事の一部をやったことがありますか？ あなたの経験から例を聞くのは面白いでしょう。
投稿者：Vladimir Razuvaev、法務部長、博士、ソフトライン
のライセンス管理部長