ITイベントを整理するレーキについて

この記事では、プレゼンテーションの準備と実施だけでなく、イベント全般の構成についても話したいと思います。 私たちの多くは、少なくとも一度は私たちの生活の中で、会議、マスタークラス、セミナー、プレゼンテーションなど、さまざまな規模のイベントを開催する必要があります。 いわゆるイベント管理は、 IT企業でのキャリアの始まりからしっかりと私の人生に入ってきました。年に3〜5回（ インターフェイスデザイナーの会議からデジタルライブラリのセミナーまで）イベントを開催し 、必要なことのチェックリストをまとめました。 私はそれを行商人と共有し、この困難ではあるが魅力的な活動分野でよく見られるレーキを踏む必要のない人々を助けたいと思っています。

圧縮された形式では、次のようになります。

• 講演者と参加予定者を決定し、最初の参加者が2番目の参加者に何をいつどこで伝えるかを決定する
• サイト上のイベントについて包括的かつ明確に記述します
• メディアおよびソーシャルネットワークでイベントを発表し、顧客とパートナーを招待する
• 参加者の事前登録を事前に行う
• プレゼンターのプレゼンテーションと要約を事前に入手する
• 安定したインターネット、音声、光、ソフトウェア、その他の機器を提供する
• ビデオでのトークとディスカッションを記録する
• イベント後のレジャー活動を整理する
• イベントの後、参加者とスピーカーに感謝の手紙を書きます
• 参加できなかった人々のイベントの資料に慣れる
• 詳細なイベントレポートを作成する
• フィードバックを収集し、次のイベントを開催する際のすべての間違いを考慮する

詳細については、ヒントと例-catの下にあります。

追加してくれてありがとう！ 著者に関連する記事に最も関連性の高いものを追加します。イベントオーガナイザー向けのユニバーサルマニュアルを作成します。

UPD：コメントのヒントで記事を補足しました！ AndreiYemelianov 、 RGaifutdinov 、 mivanova 、 ollystar 、 Cancel 、 verbinka 、 mujajiの ヘルプに感謝します。

警告

ポイントの多くは明確に明らかかもしれませんが、経験から、それぞれが常に考慮されるとはほど遠いことがわかります。 しかし同時に、これらの単純なルールの実装により、主催者、講演者、参加者の生活が楽になります。 イベントの構成は広大なトピックであるため、多くのポイントを逃す可能性があります。 そして、私は、1000の基準（手数料、地域、主題、参加者の数など）に応じて、各イベントの詳細に焦点を当てないでください。

計画が必要です！

• 次の質問に答えてください：誰が、なぜ収集したいのですか？ 彼らは何を聞きたいですか？ 誰がこれをはっきりとおもしろく伝えることができますか？ また、イベントが設計されているターゲットグループが複数ある場合、あるグループが別のグループの情報を聞くのは興味深いでしょうか？ 潜在的な参加者がこれらの質問に答えられるように準備してください。
• イベントの日時について慎重に検討してください。 たとえば、9時から始まるイベントの最初のレポートにプログラマーは何人いますか？ 月曜日の困難な日に何人の人があなたのところに来ますか？ 働く人々は、合法的な週末をイベントに費やすことを望みますか？ 出張に来る人は、夏にレポートを聞いたり、旅行スタンプを置いてすぐに散歩したりしますか？
• イベントの支払いを計画しているが、その方法がわからない場合、 最も簡単なスキームを次に示します
• 最近、同様のトピックに関するイベントがあるかどうかを確認してください。 イベントの日付が発表された後（意図的かどうかにかかわらず）彼らが任命される可能性は常にありますが、過剰な再保険はありません。
• 会場の選択は、別の記事に基づいています。 主なものは、そこへの通路の地図が迷路に似てはならないということです。

普遍的なヒント

• 施設のレンタルの交渉、宿泊客の宿泊予約、講演者の構成と報告期間の話し合いなど、すべての場合において、恐れることなく、質問や明確にすることを怠らないでください。 誤解や誤解のために、多くのことが間違っている可能性があります。 そのため、たとえば、家主がイベントの時間を混乱させ、必要以上に1時間遅れて機器の設置者を送った場合などです。 したがって、必ず（コーヒーブレイク、施設のレンタル、機器について）契約書を提出してください。 私は通常、それを安全に再生し、それでも請負業者との通信を電子メールで印刷します。何かがうまくいかない場合、私のケースを確認するのは簡単です。
• 大量の作業のために組織委員会のタスクを委任します。たとえば、200人以上の参加者がいる場合は、2人の異なる人々が参加者とスピーカーと通信できるようにします。
• ちなみに、to-doリストの編成に関しては、to-doリストの前に、階層内でイベントを編成するのがより難しいため、マインドマップを描くことができます（ verbinkaがアドバイスしています）。
• ボーナスやドローを考えてみてください。知識を蓄えるだけでなく、何か役に立つものを使ってイベントを去ることは常に楽しいことです。 フラッシュドライブマグとギフトソフトウェアライセンス（ソフトスタートアップに関連）の両方を使用できます。 私たちは、参加者にアンケート（質問の内容、興味のあること、知りたいこと、聞きたい人など）を記入し、ランダムなプロフィールを作成して賞品を抽選することをよくします。
• 予期しない質問に備えてください。 「ここには4つの異なるホテルがありますが、窓から最も美しい景色は何ですか？」-これらはまだ花です。
• イベント後の多くの参加者とスピーカーは、連絡先の電話番号と電子メールを含む参加者のリストを提供するよう求められます。 これはやる価値がないということは論理的です。個人データを提供した人はあなたに感謝を言わないでしょう。

自分を宣言する

• できるだけ広くイベントを発表します。 テーマメディア、フォーラムとブログ、ニュースサイト、Habrahabr、すべてのソーシャルネットワークとそれらのテーマグループ（コミュニティ）、マイクロブログなどを提供します。
• イベントが会社によって組織されている場合、クライアントベースでの送信は効果的です（これにはCRMシステムを使用します）。 確かに、結果として、「まあ、なにかおもしろいことはありましたが、私は何も知らなかったので、あなたは何も言わなかった」と言う不満な人がまだいるでしょう:-)
• 参加者の個人的な招待に参加している場合、たとえばMyKrugを使用している場合、一般的な真実を覚えておいてください。招待に必要な人や興味がある人を招待する必要があります。

参加者と協力します

• イベントの組織委員会は透明性があり（誰が、なぜ組織するのかを明確にする）、アクセスしやすい（コミュニケーションオプションが多いほど、メール、電話、Skypeなど）である必要があります。
• 私は使いやすさの分野に入ることを試みますが、あなたのサイトでイベントに関する情報を長く苦痛な時間に人々に検索させないでください。 たとえば、サイトのメインページに素敵なバナーを飾って時間を節約します。 イベントWebサイトのモバイル版も役立ちます（ mujajiにアドバイス）。
• 時間を節約します-基本情報に加えて、参加者（および話者）のFAQのようなものを行います-スタートに遅れること、ホテルを予約する人、配布資料に含まれるもの、参加者の卒業証書を渡すことなどが可能です 確かに、これは読むことができる人のためのオプションです。多くの場合、非常に大きな文字で示されていても、彼らはあなたに電話して「しかし、あなたは示さなかった」と言います。 しかし、「サイトで読む-すべてがそこに書かれている」-これは答えではありません。 新しいメンバーの出現はあなたの利益にかなうことを覚えておいてください。たとえこれのために同じことを100回繰り返す必要がある場合でも。
• イベント準備のプロセスで絶えず変更を行っている場合（プログラムが承認され、新しいスピーカーが表示され、イベントの会場が変更されます）-まず、それについて通知し、次に、人々にとって便利な方法で（電子メールで送信） 、VKontakte会議でのニュースの更新など）。
• 事前にイベントの登録を開いてください。 他の都市からの参加者を計画している場合は、覚えておいてください-上司との出張を承認し、それに予算を割り当て、他の多くのことを解決する必要があります。 たとえば、イベントの場合、開始の2〜6か月前に登録を開始します。
• イベントが十分に大きい場合（300人以上の参加者）、電子認定はレセプションの参加者の群衆から節約されます。 バッジの操作、事前登録なしで参加者を登録、訪問者の記録を保存、バッジに写真を印刷するなどが簡単になります。 確かに、この場合、バッジを印刷するための追加のコンピューターとプリンターの世話をする必要があります（ mujajiに助言します ）。
• 登録フォームを作成するときは、「イベントについてどうやって知りましたか」という項目を忘れないでください。 それはソーシャルネットワーク、電子メールニュースレター、または最も強力な武器-口コミですか？ 将来的には、これはイベントに関する情報を広めるための最も効果的なチャンネルを選択するのに役立ちます。
• 開始の1〜2日前の時間がある場合は、登録した参加者のリストを呼び出して、明日参加するかどうかを質問します。 私の観察によると、実際の参加者は、せいぜい登録者の85％にすぎません。 したがって、たとえば、空いている席で印象を損なうことがないように、ホールに安全に少数の椅子を置き、コーヒーブレイクのために少ない製品を注文/購入することができます。
• イベントへの登録を慎重に検討してください-結局のところ、これは参加者の第一印象です。 複数の人が登録に関与している場合、キューはありません。 配布資料（小冊子、プログラム、バッジ）を忘れないでください。 ところで、バッジについて：フォントは大きくて読みやすく、主催者のバッジは別の色で強調する必要があります（ユニフォームがない場合）。
• イベントが多かれ少なかれ大規模な場合は、参加者に割引を提供するためにホテルと交渉してみてください。 ホテルの会議室を借りる場合を含む（ mivanovaに助言）。
• イベント後の参加者の余暇に注意してください-公式のパートの後、傍観者がコミュニケーションのために来るのは誰にとっても秘密ではありません。 さまざまなオプションを使用できます-会場でのケーキ入りのお茶からバーへの旅行まで、あなたが聞いて見たものについての印象を共有します。
• 非居住者/外国人参加者のためのプログラムを準備します。 もちろん、遠足の組織はイベントの予算と形式に依存しますが、少なくとも市内で何が面白いのかという質問に短時間で答える準備ができていなければなりません。

私たちはスピーカーと協力しています

• 実践が示すように、イベントのモデレーターが必要であり、重要です。 彼は、第一に、規制の遵守を厳密に監視し、第二に、議論をオフトピックから正しい方向に向けなければなりません。 そして、議論がない場合は、スピーカーに以前に考えられたいくつかの質問をすることによってそれを開始します。 モデレーターは、イベントの主題分野に精通している必要があります。 おそらく、司会者は表彰台だけでなく作業を促進するでしょう：議論をサポートする準備ができている人もホールにいる場合、リスナーはより自信を持ちます（ RGaifutdinovとollystarのアドバイス ）。
• レポートグリッドは、スピーカーに対する多くの質問と技術的な問題のためにシフトされる場合があります。 したがって、プログラムをコンパイルするときは、時間をかけてレポートを作成し、それに応じてホールをレンタルする方がよいでしょう。
• 事前に講演者から講演や抄録を入手することを強くお勧めします（招待された講演者でも会社の従業員でも）。 まず、これらの資料は、イベントのメインテーマから多少外れている場合は調整できます。 第二に、アブストラクトは、将来の参加者による議論のためにウェブサイトまたはブログに投稿することができます-これは、スピーカーがレポートをより面白く有益なものにするのに役立ちます。
• 新しいスピーカーは、 ollystarに助言します、あなた自身がライブを見たスピーカーから選ぶ方が良いです。 または、オプションとして、ほとんどの場合、YouTubeで彼らのパフォーマンスを見つけることができます。
• イベントの条件に関する最も完全な情報をスピーカーに提供します。 どの専門家とどの企業の学生が参加しますか？ スピーチの時間と質問の時間はどれくらいですか？ ホール内のプロジェクターの技術仕様は何ですか？
• 会社のイベントを開催していて、スピーカーの中に経験の浅いスピーカーがいる場合は、同僚の小さな友好的な聴衆に彼らに話をさせてください（1回か2回ではないほうがいいでしょう）。 会議の前夜には、十分な睡眠（寝具を含む）を得るために何でもし、新鮮な頭と明確な意識を持ちます。
• 論文の要約のコレクションを公開する予定がある場合は、校正者/編集者/翻訳者の作業と、資料の一意性の確認が必要です（ AndreiYemelianovに助言）。

技術的なもの

• Habrahabrのコンテキストでは、ITとほぼITのイベントについて具体的に話します。これらのイベントは（理想的ですが、常に実践的ではありませんが）完璧な技術的側面を持つべきです。 少なくとも、作業中のラップトップ、プロジェクター、インターネット。 ソケットを確認し、延長コードを携帯することを忘れないでください、 キャンセルを思い出してください。
• インターネット-a）あるべき; b）安定して動作するはずです。 第一に、スピーカーはWebプロジェクトのデモを行うときにしばしばそれを必要とします。 第二に、参加者に-多くの人々が24時間365日連絡を取り、レポート中に追加情報を探し、ソーシャルネットワーク上で印象を共有し（ハッシュタグを思いつくことを忘れないでください）、本格的なブロードキャストを行います（たとえば、GUI Meetupの参加者がしたように ） 。 追加の画面がある場合は、ハッシュタグを使用してtwijector.comを実行できます。インタラクティブなブロードキャストが行われます。 それでは、イベントの代わりにチェックをせず、Instagramでお辞儀をしませんか？ :-)
• エアコン、照明、音声、ビデオをすばやく手伝ってくれる人の座標を常に手元に置いてください。 彼らがホールに配置される場合、それは非常に良いです。 部屋と機器を10回確認します。部屋が暑すぎたり寒すぎたりしないようにしてください （ ollystarに助言）。
• 非常に便利なのは、クリッカー（スライドを切り替えるためのリモート）です。スピーカーが気を散らさず、レポートの表現や活気を失わないようにするのが簡単です（ RGaifutdinovにアドバイス）。
• ビデオのすべてのスピーチとすべてのディスカッションを撮影します。 これは、主催者と講演者（人々の興味を知るもの）、参加者（仕事に戻ったときに興味深い質問を更新する機会）、そしてもちろん参加できなかった人々にとって大きな助けになります。
• それについて話すのは恥ずかしいことでもありますが、自分の開発のいずれかを実証すれば、すべてがエラーなく機能するはずです。 レポートの途中で提示されたソフトウェアが実行中にクラッシュした場合、「日常業務に最適なツール」や「プロセスの最適化に役立つ」などの言葉は納得できません。

あとがき

• サイトのイベントに関する詳細なレポートを作成し、プレスリリースをメディアに送信します。
• 参加者と講演者に手紙を書き、イベントに参加してくれてありがとう。 イベントレポート、写真、ビデオ、スピーカープレゼンテーション、その他のイベント資料へのリンクを忘れないでください。
• 参加者にレビュー付きの数行を書くように依頼します。 確かに、批判はほとんどないでしょう（私の記憶では、イベントの企画に関わっているので、参加者1人（こんにちは、 ジャンク ！）が重要だが建設的な手紙を送っただけです）。 フィードバックについては、ソーシャルネットワークに安全にアクセスし、そこで意見を監視できます。
• イベントに登録したが参加できなかった人に手紙を書きます。イベントレポートとビデオへのリンクが役立ちます。
• 将来のイベントに関する詳細な情報（現在および将来のスポンサー、スピーカー）を提供する必要がある場合は、会社の年次報告書に多少似た報告書を作成することを強くお勧めします。 イベント、そのプログラム、講演者に関する情報、参加者の構成（会社、地理、位置、活動分野）、配布資料、そしてもちろん予算の完全な説明が必要です。

以降のすべての作業は、イベントの目的に合わせて調整する必要があります（販売セミナー-販売部門がゲームに参加し、ソフトウェアのプレゼンテーション-ユーザーレビューがプロジェクトマネージャーと開発者に送られるなど）。

主催者への質問：イベントを開催する際にあなたが自分自身にもたらした主なことは何ですか？

参加者への質問：イベントに参加するとき、何があなたを最も幸せ/迷惑にしますか？ 何が欠けていますか？