最近、良き友人から「まあ、あなたはこの種の自動化をしている」という言葉でワークフローシステムを選択するのを手伝ってほしいと頼まれました。
私は同意しましたが、私はわずかに異なる方向で作業しており、EDMSに出会う前はそうでした。 さまざまなソリューションを研究および比較するプロセスで見つけたことが非常に興味深いので、小さな調査を決定し、結果を共有しました。
ワークフローシステムの市場では、非常に奇妙な状況が発生していることがわかりました。 製造業者は互いに共謀しているようで、製品に関する情報を全力で隠すことにしたようです。 余分なものを見ないように、彼らは恐れているようにさえ思えました。
私は、他のバイヤーと同様に、製品の機能について調べ、購入する前にそれを研究して試してみます。開発者は何もうまくいかないことを確認するためにあらゆることをしますが、ビジネス目標、利点、経済的利益を達成することについて寛大に多くの手紙その他の抽象化、「製品の顔」の表示を避けます。
一見、奇妙な動作。 しかし、もっと深く掘り下げると、かなり理解しやすくなります。
これが私たちが今やることです。 徹底的に掘り下げて、なぜこれが起こるのか、そしてそのような状況で、買い手は何が隠されているのかを見るために振る舞います。
欺かれた期待
誰も怒らせないように、電子文書管理のトピックから少し離れましょう。 2つの写真を注意深く見ることをお勧めします。
この
Salesforceは、最も深刻で評判の良いCRMシステムの1つです。 彼らのウェブサイトでは、システムに関するビデオを見るためだけに、会社名、従業員数、あなたの電話番号の表示を含む登録手続きを行う必要があります。 これがないと、機能の明確な説明や製品の印象を与えるスクリーンショットが表示されません。
そして、これは
Bitrix24です。 電子メールアドレスを入力するだけで、数秒後にシステムでの作業を開始できます。15〜20分後に、提案されたソリューションの可能性に関する一般的なアイデアを実際に得ることができます。
違いを感じますか？ 誰がより一般に公開されていますか？ クライアントを「フック」する可能性が高いのは誰ですか？
したがって、ロシアの電子文書管理システム市場の状況は、最初の状況にますます似ています。 なんで？ なぜなら、売り手（サイトを作る人）と買い手（サイトに来る人）は異なる目標を持っているからです。
売り手の立場-
「あなたの問題について教えてください 。
製品がどのようにそれらを解決するかを示します 。
」バイヤーはこれに答えます-
「商品を見せた方がいいのですが、私は自分に合っているものとそうでないものを見つけます
」 。
飽和状態の市場でのみ、買い手は実際に対話を求めないため、クライアントは「スーツを試着する」ことを目的にサイトにアクセスし、ベンダーは窓に板を釘付けし、訪問者の後ろにドアがある場合にのみ少なくとも何かを表示することに同意します閉じます。
ただし、このような逆説的な動作には簡単な説明があり
ます。これが歴史的に発生した方法です。背景
精神的に2000年代の初めに戻って、ビジネスに少しの自動化を導入することにしたと想像してみましょう。 たとえば、契約の電子承認を整理したり、一部のアプリケーションを自動化します。
これを行うには、少なくとも6〜12か月間、数百万ルーブル（今日のお金で）の真剣で大規模なITプロジェクトの実装を行う必要があります。 ほとんどの場合、このプロジェクトは、調査、技術仕様の編集、ビジネスプロセスのモデリング、変更、適応、構成、構成、およびソフトウェアの実装で構成されます。
これで、Googleにいくつかの単語を入力するだけで十分になり、ほとんどすべてのプロセスを自動化する既製のソリューションを提供するWebサイトが数百とはいかないまでもあります。
言い換えれば、機能する前は、誰も特に興味を持っていませんでした。なぜなら、重いプラットフォーム製品が市場を支配していたため、エンドユーザーにとって興味深いものは何もありませんでした。 何かに触れる前に-数ヶ月間働くべきです。
今や、普遍的で柔軟性のある多機能で手頃な価格のソリューションが登場しました。 そして、ここで購入者は、製品の機能のみに依存して、すでに選択を行うことができます。
数年前、企業の責任者も従業員も、同じ電子文書管理の実装に関する対話を維持できませんでした。 コンピューターをまったく使用せず、紙の文書のみで作業するトップマネージャーは珍しくありませんでした。
以前は、ベンダーは製品の機能に集中する意味がありませんでした。IT専門家以外はこれを理解できず、理解することができなかったためです。 顧客自身は、ブランド認知度の向上、有名な顧客の獲得などをより積極的に行いました。
しかし、近年、すべてが変化しました。 しかし、現代のクライアントはまったく異なる人物です。 今日、中間管理者（たとえば、一般部門の責任者）は、実装されたシステムと1Cディレクトリを同期する問題についてよく議論するかもしれません。
現代のクライアントは技術的にリテラシーがあり、積極的な立場をとっています-彼は望み、独立して製品を研究し、彼自身の経験に基づいて彼自身の結論を引き出します。
若い企業が支配する市場を見てみれば、それがわかるでしょう。 できる限り自社の製品を見せて話したいという売り手の欲求を見てください。 購入する前に試してみてください。
EDMSのサプライヤにはまだ届いていません。 彼らはまだ彼らの買い手は彼が10年前と同じであると考えています。 彼らはまだ製品ではなく、長年の評判を売っていると信じています。 彼らはまだ、システム自体よりもレビューを表示することを好みます。
どうする？ ベンダーが私たちにまったく会いたくない場合、どのように適切なソリューションを選択しますか？ ビットごとに情報を収集し、行間で読み取る必要があります。
今、試してみましょう。
選択プロセス
主なものに移りましょう。 EDMSを選択するプロセスを見て、必要な情報と、ロシアの主要なサプライヤーのサイトで簡単に見つけることができることに注意してください。
ステップ1.機能リストの調査
他の潜在的なクライアントと同様に、私は自分の問題とその解決方法をある程度理解してサイトにアクセスします。 必要な機能を大まかに想像できるので、出発点はシステムの機能のリストです。 この段階では、詳細には興味がありません。システムに基本的に必要な機能があるかどうかは重要です。 多くの場合、この質問に対する答えは、私がこのサイトを勉強し続けるか、次のサイトに進むかによって異なります。
: . .「ソリューションの説明」、「解決するタスク」、「機会」などのセクションから開始する必要があります。特定のシステム機能または解決するタスクのリストを見つけてください。 詳細レベルに注意してください。多くのベンダーは、「契約の整理」などの一般的な表現を好むか、アーキテクチャ、テクノロジー、さまざまなデータベース管理システムのサポートなどに焦点を当てています。
これ以上詳細な情報が見つからない場合、これはおそらくベンダーが、プロジェクト中に既に何が必要でないかを決定しようとしているか、システムをお客様の要件に合わせようとしていることを示すシグナルです。
良い例：
論文 「機能」セクションには、主要な機能のシンプルで理解可能なリストが機能ブロックに分割されています。 すぐにシステムのアイデアを得ることができます。
悪い例：
DocsVision。 機能に関する情報は、プラットフォーム、モジュール、ビジネスソリューション、およびサードパーティの改善の説明に分散しています。 このような大量のデータを理解することは容易ではありません。
ステップ2.関連するユースケースを探す
興味のある機能を見つけたとします。 次に、これがどのように実装されているかを正確に理解する必要があります。 私は「文書を調整する可能性」のスタイルでほとんど約束をしていません；この機会の枠組みの中で必要な操作がどのように実行されるかは私にとって重要です。
: , , -, , .これを行うには、特定の機能やモジュール、または追加資料に特化した特別なセクションを探す必要があります。 多くの場合、Webサイトでは、「システムXでの契約の調整」、「Officeオートメーション」など、特定のプロセスに特化したテーマ別のプレゼンテーションを見つけることができます。 あなたに最も類似した問題の解決策を示す資料を見つけることが重要です。
使用例の明らかな必要性にもかかわらず、それらを公開することを決定するベンダーはほとんどありません。 これは、プラットフォームソリューションプロバイダーが特定のシナリオのフレームワークに適合しないことに抵抗があるため、部分的に説明できます。 しかし、私の意見では、この場合でも、その適応の可能性を説明する典型的な解決策を示すことはかなり可能です。
良い例：
Verdox 「バーチャルツアー」セクションでは、多くの特定のケースを紹介します。各ケースは、対応するプロセスの小さなデモと写真と詳細な説明です。
悪い例：
モチーフ 機能や機能を説明する代わりに、ワークフローの必要性と関連性に関する記事。 例でも問題は詳細に説明されていますが、どの解決策が提案されているかは明確ではありません。
ステップ3.スクリーンショットを検討する
好むと好まざるとにかかわらず、多くの場合、良いスクリーンショットはシステムについて多くを語ることができます。 私にとって、スクリーンショットの研究は必須のステップです。 そして、私も例外ではありません-現代のバイヤーは、スクリーンショットに基づいて特定の結論を出すのに十分な経験を持っていることがよくあります。
さらに、スクリーンショットは、サイトに書かれていることの真実の証拠です。 関数のリストに何かを書くことと、対応する画面を表示することはまったく別です。
: . , , , . , , .ほとんどの場合、スクリーンショットを見るのに問題はありません。 それらがサイトにない場合でも、おそらくプレゼンテーション資料に表示されます。 写真の数と品質に注意してください。 確認して理解できる多くのスクリーンショットがあるサイトは、真実を示す可能性が高いです。
スクリーンショットがほとんどないか、詳細が表示されていない場合、おそらく開発はあなたが説明しているほど良くありません。
良い例：
オプティマワークフロー 。 フルサイズのスクリーンショットには、何が描かれているかの詳細な説明が付いています。
悪い例：
ボス参照 。 スクリーンショットはまったくありません。 すべてのコンテンツはテキストです。 私にとって、それは謎のままです-このシステムはどのように見えますか。 しかし、サイト上で1つのスクリーンショットを見つけることができましたが、非常に小さいため、詳細を分解できませんでした。
ステップ4.ビデオを見る
予備選択に合格したシステムの詳細な調査の時期です。 ビデオはこれに最も適しています-これは、特に負担をかけずに、実行中のソリューションを確認する最も簡単な方法です。
スクリーンショットとビデオは相互に排他的であると考える必要はありません。 スクリーンショットにより、視聴するものと順番を個別に選択できます。 しかし、ビデオはシステムの動作をより詳細に示しています。
: , . , , 20 , . , .ビデオを見ると、ユーザーの代わりに自分を置き、他の方法では検出できないものを確認して評価できます。
サイトには、短い概要ビデオ、トレーニングビデオ、およびウェビナー録画の3種類のビデオコンテンツがあります。 後者は最良の解決策ではありません。多くの場合、表示するには1時間以上かかる場合があります。 残念ながら、良いビデオを投稿しているベンダーはほとんどありません。 この場合、公式サイト外のビデオを検索してみてください。 誰かがシステムレビュー、セミナーでのプレゼンテーションなどの一部として記録した可能性があります。
良い例：
再び
論文 。 「ビデオ」セクションでは、十分な数のビデオが表示されます。 ビデオ自体も非常に優れています-最適な長さ、ナレーション、および本格的な仕事のデモンストレーションです。
悪い例：
DocLogix 最初のビデオでは、女性がシステムをどのように気に入ったかを伝えていますが、システム自体は示していません。 他の人にはシステムの作業の記録がありますが、コメントはありませんので、ローラーに何が表示されているかは完全に不明です。 そのようなビデオは紛らわしいだけです。
5.デモ版
選択の最終段階は、実際に近い条件でシステムをテストすることです。 これを行うには、デモまたは無料トライアルが必要です。
: , , , , , . , -. , .そして、これは最も珍しい獣です。 デモ版の提供を決定する人はほとんどいません。 私の意見では、理由は簡単です-デモイニシアチブで作業するときは常にクライアント側にいます。 したがって、すべての欠陥が明確に表示されます。 そのため、通常はデモを行わないようにします。 それにもかかわらず、すべてのインターネットサービスで一般的に行われてきたように、一部の人々が勇気を出し、デモをパブリックドメインに置くことを見るのは良いことです。
良い例：
再び
Verdox 。 インストール、管理者との会話などなしで、デモバージョンが実際にオンザフライで作成される数少ないシステムの1つ。 フォームに記入して、数分待ちます。
悪い例：
E1ユーフラテス オープンアクセスにはデモバージョンはありませんが、リクエストを残すことができます。 デモバージョン自体は、マネージャーとの徹底的な会話の後にのみ提供されます（3日後に電話がかけられました）。 同時に、リモートアクセスはありません。サーバー、DBMSなどをインストールする必要がありますが、これは管理者なしでは実行できません。
6.値札
まあ、最後に最も興味深いこと。 機能と技術的な要件が私に合っている場合-コストを見てみましょう。
ここで最も重要なことは、ライセンスと実装サービスの両方の価格設定の透明性です。 幸いなことに、価値観が企業秘密であった時代はほぼ全員が過ぎ去りました。 ただし、常に準備の整っていないユーザーが価格表を把握できるとは限りません。
良い例：
再び
Optima Workflow 。 ソフトウェアとサービスおよびテクニカルサポートの価格が明らかにされるまれなケース。 必要なのは、ユーザー数にライセンスのコストを掛け、標準ソリューションの単一コストを追加することだけです。
悪い例：
演出 サーバーライセンス、クライアントライセンス、各ライセンスには3つの異なるエディション、追加モジュール用のライセンスがあり、そのうちの数十個があります。 このコンストラクタを自分で組み立てるには、システムをよく知っている必要があります。
まとめ
その結果、考慮されたシステムのリスト（実際にはもっと多くありました）と各項目に対する私の主観的な評価を含む要約表をあなたの注意にもたらします。
そして、ホリバーを引き起こさないために、製品自体ではなくベンダーのサイトが研究の対象であったことをもう一度思い出させてください。