ビジネスIT：Google Apps for Work

私たちはガジェットの中に住んでおり、ビジネスを思い出させ、手紙を送り、長距離でチャットしたり、オンラインで購入したり、お気に入りのソファから立ち上がらずに遠くの街の通りを歩いたりすることができます。 これが私たちの完全に形成された情報と技術的な雰囲気です。 しかし、着用された日記、リマインダーステッカーが貼られたモニター、マーカーボード上の同僚からのメモにしばしば迎えられるので、オフィスに来る価値があります。

数年前、電子商取引、ドキュメント管理、CRMおよびERPシステム、プロジェクト管理システムへの移行は成長傾向にありました。 2015年、これは経済のすべてのセクターのほとんどの企業の客観的なニーズです。 企業ソフトウェアは、ロシアのビジネスにしっかりと参入し、ほぼすべてのビジネスプロセスに影響を与えました。 そして、どのようにITの雰囲気を吸い込みますか？

エンタープライズソフトウェアでビジネスプロセスを最適化する利点

便利な企業ソフトウェアの使用を拒否することを正当化する多くの言い訳があります：小さな会社、若い会社、通常の内部コミュニケーション、少数の顧客など...実際、それらはすべて受け入れがたいです-この種のソフトウェアの使用はあなたが一人でも正当化されます1人でディレクター、マネージャー、プログラマー、会計士として働いているIP。

• 初期段階で企業で使用するソフトウェアアプリケーションを導入すると、ビジネスの順序が保証されます。 遅かれ早かれ、会社は拡大し、顧客の流れが増加します-顧客、リード、リクエストが失われる時が来るでしょう。
  
  
• このようなソフトウェアを使用することで、データの安全性が確保され、従業員の離職による損失から雇用主が保護されます。
  
  
• 企業情報システムを使用すると、経験を効果的に蓄積し、新人のトレーニングや従業員の水平翻訳など、優れたサービスに役立つ知識ベースを作成できます。
  
  
• タスクとリマインダーを設定するシステムが保証されています-あなたは信頼できる時間厳守のパートナーのイメージを持つ会社になります。
  

シンプルなソフトウェアオーガナイザーのインストールから、複雑で高価なCRMおよびERP実装プロジェクトの展開まで、さまざまな方法でエンタープライズソフトウェアの実装にアプローチできます。 ただし、市場で発展し、顧客ベースと利益の量を増やしたい小規模企業の場合、ビジネスプロセスの最適化を提供する手頃な価格の信頼できるソリューションから始める価値があります。 たとえば、Google Appsなど。

メール-最高のGmailエクスペリエンス

各ビジネスはリードを生成します-その製品またはサービスが興味があるかもしれない個人の大きなプール。 リードには、性別、年齢、趣味、好きな色など、多くのパラメータを含めることができます。原則として、これらのパラメータは会社の範囲に厳密に依存し、統一することはできません。 しかし、ビジネスにとって最も興味深いパラメーターが1つあります。ユーザーの連絡先：電話、住所、メールです。 サイトまたはオフラインからデータを収集したことがある場合、住所と電話番号が間違っていることが多いことに気づきましたが、電子メールアドレスは最新のものです。

純粋に心理的には、人々は電話や住所を電子メールよりもプライベートなエリアに帰属させます。さらに、たとえば、プロモーションや割引に関する情報を企業から受け取ることができます（B2BおよびB2Cに関連）。 既存の顧客のリードおよび連絡先の詳細に加えて、ビジネスは常にパートナー、サプライヤー、当局、財政当局などとのビジネス通信を行っています。 おそらく、企業ソフトウェアに対する最初の要求である信頼性が高く、便利で機能的なメールです。

Googleは明らかに、企業コミュニケーションの組織について多くのことを知っています。そのため、ビジネスユーザーは、Gmailのベストプラクティスを吸収した信頼できるメールだけでなく、追加のメリットもGoogle Appsから受け取ります。 それらの1つは、独自のドメイン上のメールです。 つまり、thebestme.ru Webサイトがある場合、メールアドレスはivanov89561@gmail.comのようには見えず、 ivanov@thebestme.ruのようになります。 このようなメールはより堅実に見え、送信者への信頼を促し、それを会社に関連付けます。つまり、手紙が読まれやすくなります。 Google Appsメールを使用すると、連絡先と配布グループを管理し、ビジネス通信を行い、顧客向けの情報とマーケティングメッセージを記載したニュースレターを送信できます。

Google Apps Corporate Mailにはスパム対策保護が含まれています。適切なメールの検索や多数のスパムメールの削除に時間を浪費することはありません。 組み込みのカレンダーと柔軟で生産的な検索により、1つのケースを忘れずに、数回のクリックで必要な対応を簡単に見つけることができます。 企業のお客様には、99.9％の稼働率と30 GBのストレージスペースが保証されています。

ドキュメント、クラウドストレージ、データ共有-すべて手元に

多くのインターネットユーザーは、テキストドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをオンラインおよびオフラインで作成できるGoogleドキュメントサービスと、ドキュメント、写真、その他のファイルをクラウドに保存するGoogleドライブサービスに精通しています。 もちろん、ビジネスはこれらのソリューションを最大限に活用する必要があります。

• テキスト文書、表、プレゼンテーションの作成。 Google Appsドキュメントには、書式設定、スタイル、数式、フォント、特殊文字など、慣れ親しんだものがすべて表示されます。GoogleAppsでは、ビジネスプランを計算し、表に入力し、テキストで説明し、すぐにプレゼンテーションを準備できます。 この場合、すべてのドキュメントは作業中に自動的に保存されます。これにより、突然の技術的障害が発生した場合のデータ損失のリスクが最小限に抑えられます。
  
  
• どのデバイスからでもファイルの読み取りと編集にアクセスできます-重要なドキュメントで作業を続けたり、交通、旅行、出張で表示したりできます。 ファイルをアップロードしたり、変更したり、コメントしたりする必要はありません。
  
  
• 共同編集-ファイルを閉じることなく、同僚と同時にファイルを操作できます。 セールスプランを組み立てて同意したり、他のユニットと一緒にアニュアルレポートの説明を作成した人は、この機会に本当に感謝します。 さらに、共同編集により時間を節約できます。これは通常、ドキュメントの送信と編集に複数回費やされます。
  
  
• リンクによるアクセス-ドキュメントへのアクセス権を区別し、同僚やすべての関係者にリンクを転送できます。
  
  
• 基本的な機能が十分ではなく、永続的な作業に新しい機能が必要な場合は、スクリプトを作成し（ここではマクロの類似性が部分的に適切です）、必要なアルゴリズムを規定できます。 スクリプトを使用するには、JavaScriptのスキルが必要です。
  

Google Appsで作成できる別の種類のドキュメントは、プロファイルとWebフォームです。 それらは非常に簡単に作成され、回答者によって指定された応答の正確性のチェックが含まれます。 調査の結果に基づいて、テーブルで作業できる結果に従って分析が形成されます。 このソリューションは、ほとんどすべてのビジネスに役立ちます。ユーザーに簡単に質問したり、顧客の好みを見つけたり、アクティビティに基づいてフィードバックを収集したりできます。

さらに機能が必要ですか？

何らかの理由でGoogle Appsの基本的な機能では不十分な場合は、アプリケーションの高度なバージョンであるGoogle Apps Unlimitedに注意することをお勧めします。GoogleApps Unlimitedにはわずかな追加費用がかかります。 このバージョンでは、ドライブの監査、レポート、管理のための追加ツール、データストレージ用の無制限のディスク領域、および組織の全従業員向けのGoogle Safeが利用可能です。 拡張バージョンは、ユーザーとシステム管理者の両方に明確な利点を提供します。

ユーザーは、Googleドライブのファイル、Gmailのメッセージ、Google +の写真用に無制限のストレージ容量を取得します（組織の従業員が5人未満の場合、各ユーザーに1 TBのストレージが提供されます）。 管理者は、Google Safeを使用して、スタッフの対応（アーカイブ、ストレージ、エクスポート、検索）、すべてのドライブファイルの検索、APIおよび高度な監査機能へのアクセスを行うことができます。 Google Apps Unlimitedの高度なバージョンで管理者が作成したユーザーグループは、ファイルをコンピューターと同期する機能、外部ユーザーにドキュメントを開く機能、オフラインでドキュメントを操作する機能、他の開発者が作成したGoogleドキュメントのアドオンへのアクセスなどを取得します

ディスク容量が足りないが、残りの基本機能が適している場合、GoogleはGoogleドライブの容量を拡張する可能性を提供します。 デフォルトでは、すべてのGoogle Apps for Workユーザーは、Googleドライブ、Gmail、Googleフォトにダウンロードされた30 GBのファイル用のストレージスペースを持っています。 ユーザーは、追加のディスク領域のライセンスを自分で、または管理者を通じて購入できます。 Google Apps Unlimitedのストレージ容量は制限されていないため、アドバンスバージョンのアカウントでは、ディスク容量の追加ライセンスを購入する必要はありません。

ハングアウト-遠くに見えるビッグ

映画「Frames」（インターンシップ）を視聴した場合、2人の友人がGoogleマネージャーによってインタビューされ、マイクとWebカメラを使用して仮想的にコミュニケーションをとった瞬間を簡単に思い出すことができます。 このハングアウトは、Webカメラとマイクを介して、インターネットが存在する地球上の任意のリモートポイントと通信できる特別なアプリケーションです。 ハングアウトでは、携帯電話、タブレット、ノートパソコンから最大15人の参加者とHD会議を開催できます。 これは、ビジネスに新しい機会を与える現代のコミュニケーション方法です。

• 職場を離れずにビジネスミーティングを開催できます。 このような通信組織のもう1つの利点は、コンピューターのデスクトップ上で必要なすべてのドキュメントが利用できることです。 あなたは間違いなく必要な材料を取ることを忘れないでしょう。
  
  
• 同僚やパートナーにプレゼンテーションをデモンストレーションし、画面を表示することもできます-地域間会議は可能な限り便利です：都市や国の反対側にある追加の支店に行く必要はなく、会議をスケジュールし、カレンダーに行く企業メールに招待状を送信するだけです作業を開始する前にすべての参加者に通知します。
  
  
• 製品を顧客にデモンストレーションし、有益なまたはトレーニングのウェビナーを開催できます。地域のマネージャーのスタッフを増やす必要はもうありません。 顧客は会議へのこのアプローチに感謝します。準備する必要はなく、会話に接続するだけです。
  
  
• ライブブロードキャストを編成し、YouTubeチャンネルまたはWebサイトで任意の数のユーザーにトレーニングまたは情報セミナーまたは会議をブロードキャストできます。 ブロードキャスト中にユーザーの質問に答えることができます。

現代のビジネス慣行は、技術進歩の成果を積極的に使用しています。インターネットを介した通信が標準になり、驚くことではありません。 当事者の長期にわたる準備と調整のために、以前の個人的な会議が延期される可能性がある場合、職場を離れずにビジネスコミュニケーションの時間を選択することがはるかに簡単になりました。 会議の開催にかかる時間とお金の節約は、すべての交渉者にとって魅力的です。 あなたとあなたのビジネスパートナーが異なる地域や都市にいる場合でも、交通渋滞に立ち向かう必要はもうありません。空の旅に時間とお金を費やす必要はありません。会議に参加するだけです。

カレンダーとタスク-すべてを記憶する

現代のマネージャーは膨大な数のタスクに直面しています。すべてを追跡することは非常に困難です。 Google Appsには組み込みのカレンダーがあり、タスクを設定できます。 タスクを完了して電話をかける必要性についての通知がメールに送信されます。 カレンダーには、ハングアウトでの予定も表示されます。

優れたグラフィック実装を備えたグループカレンダーを使用すると、チームワークを計画し、プロジェクトの実装に関する段階的な計画を作成できます。 カレンダーを一目見るだけで、責任のある分野を強調し、プロジェクトが位置するマイルストーンを特定するのに十分です。 必要に応じて、企業の交通機関の移動スケジュール、昼食、会議室の予約、夜勤の配分などをカレンダーに添付できます。

Google Appsのサイト、安全な機能、その他の興味深い機能

現在、自社のウェブサイトなしでビジネスを構築している人はほとんどいません。 その作成は簡単な作業ではありません。アーティストの選択には慎重なアプローチが必要です。 このサイトは、企業顧客のポータルとして、また情報交換、知識ベースの蓄積、企業文化の伝達と維持のための内部ポータルとして使用できます。

Google Appsは、プロジェクトサイトを作成する機能を提供します-直感的なエディターでは、サイトの作成はテキストドキュメントと同じくらい簡単で、特別なプログラミングスキルやWebデザイナーは必要ありません。 プロジェクトページでは、実装、タスク、イベントなどのマイルストーンを報告できます。

企業のライフサイクル中に、顧客データ、メールやチャットによる企業通信、文書など、重要な情報が大量に生成されます。もちろん、各企業は企業データが安全であることを確認しています。 また、重要なクライアントとの通信など、削除から保護されることが保証されているデータのグループがあります。 不要な損失から一部のデータを保護するために、Google Appsにはメールアカウントとチャットアカウントをアーカイブするための安全なサービスが追加されています。 従業員が退職した場合（特にあまり良い退職ではありません）、管理者はアカウントをブロックし、通信、チャット、検索クエリのすべてのデータは「安全」に保存されます。 管理者のコンソールでは、日付、部門、その他の属性ごとにグループ化して、文字を保存する期間を指定できます。

実際、管理コンソール自体は、Google Appsのエコシステム全体の本当のコントロールパネルです。 管理者は、ヘルプを使用して、サービスの管理、設定、セキュリティポリシーの設定（2段階認証など）を行うことができます。 モバイルデバイスを紛失した場合、管理者はデータへのアクセスをブロックします-そして、彼らは確かに間違った手に落ちません。 一般に、疑わしいアクティビティは、リモートコントロール機能と特別な監査ツールを使用して監視できます。

Google Appsのもう1つの利点-他のサービスとのAPI統合、および多数のビジネスアプリケーションとの既製の統合。 使用するソフトウェアのプールを拡張する必要がある場合は、Googleマーケットプレイスに連絡して、必要なアプリケーションとアドオンを入手できます。

想像してみてください...

... 7人の初心者広告代理店。

Google Appsの前。 ピッツェリアのプロモーションを作成するために、クライアントから要求が来ます。 アカウントマネージャーは、連絡先をシートに書き込み、ブリーフに記入するよう求める手紙を書き、予約を取り、日記に日付を書き込みます。 3日後、クライアントは読めない形式でブリーフを送信し、別のエディターでそれを開こうとします。 アカウントは会議の直前にリコールし、クライアントのオフィスに急ぎます。 クライアントは待機するように要求します-その日は失われます。 ブリーフによると、プロジェクトのコストが計算され、プレゼンテーションが準備されます。 クライアントのオフィスでは、プレゼンテーションが開いて写真の読み取りエラーが発生します。これは、オープンソースとライセンス供与されたオフィスアプリケーションの競合です。 議論の後、ブリーフの訂正との長いやりとりがあり、文書は認識を超えて変化し、チャットで書かれ、電話で書かれたコメントは失われます。 プロジェクトは引きずられ始め、締め切りは別のクライアントの締め切りと重複します...マッドル、締め切り。

Google Appsを使用。 ピッツェリアのプロモーションを作成するために、クライアントから要求が来ます。 アカウントマネージャーは、クライアントに簡単なフォームへのアクセスを許可し、プロジェクトを開き、連絡先をメールに入れます。 クライアントは簡単な説明を記入し、ハングアウトで都合のよいときにアカウントと作成者と話し合い、共同編集を行います。 レイアウトを作成した後、デザイナーはハングアウトを使用してプレゼンテーションを再度デモンストレーションします-アプリケーションの互換性に問題はありません。 すべての通信はアーカイブに保存され、タスクは各注文の緊急度に基づいて分散されます-重複はありません。 仕事はうまくいき、議論は迅速で、顧客は満足しています。

明らかに、Google Appsを使用すると、時間を節約し、タスクにリソースを割り当てることができます。 作業はより組織的かつ動的になり、たとえば、新しい顧客を検索するための時間が追加されます。

あとがきの代わりに

残念ながら、クリミア半島ではGoogle Appsアプリケーションは使用できません。これは、外部の状況のた​​めに一時的な問題です。 したがって、クリミアの起業家は、ビジネスプロセスを最適化するために他のソリューションを使用する必要があります。 ただし、GoogleがGoogle Appsへのアクセスを再開するとすぐに、既存のデータを簡単に移行し、特典を最大限に活用できます。

多くの人は、ロシア人の個人データをロシアに拠点を置くデータセンターに転送する問題を懸念しています。 Googleによる公式声明はありませんが、同社がロシア市場を失うことを望まないことは明らかであり、一部のサーバーのロシアへの移転に関する情報はすでにメディアに掲載されています 。

Google Appsソリューションの実装は、多くの企業にとって有望です。これは、企業内のすべてのプロセスを最適化するための素晴らしいスタートです。 そして、あなたのビジネスのITの雰囲気は、あなた次第です。

ご清聴ありがとうございました！