イントラネットからデジタルワークステーションへ

*カーウィン・ハイアーマンの記事の翻訳、オリジナルはこちら

この記事はあなたを助けます：
•イントラネットを改善するプロジェクトを計画する
•イントラネットの新しいタスクを定義する
•イントラネットをデジタルワークステーションのステージとして見る
•チームワーク、イントラネット、およびデジタル職場戦略の関係を理解する。
•アプリケーションエコシステムが生産性向上の鍵となる方法を見つけます。

今日、イントラネットは会社とそのパートナー、顧客、サプライヤーにとって重要な資産です。 柔軟でカスタマイズ可能なアプリケーションとビジネスプロセスを使用します。 これは、知識の共有、垂直コミュニケーション、アプリケーション、およびワークフローを含むWebの中心です。 同社の最新の戦略は、イントラネット自体の開発ではなく、さまざまなシステム、従業員、企業と一点からやり取りできるデジタルワークプレイスの構築です。

古いものから新しいものへ、伝統から革新へ

多くの企業のイントラネットは、当初設置されていた機能を正確に果たしていません;現在、ビジネス上の利点を達成するために、イントラネットが解決しなければならないタスクを再考する必要があります。

• 企業によっては、イントラネットをドキュメント管理システムとして使用しています。 その変革には、企業経営者全体の同意が必要です。
  

  
  

• 一部の企業は、イントラネット上に非常に貧弱で不便なインターフェースを持っているため、その使用は非常に少ないままです。 ユーザーがシステムの設計、機能、および開発をゼロから変更するプロジェクトを開発する準備をします。
  

  
  

• 一部の企業は、「相互作用の文化」を完全に欠いています。 ほとんどの場合、電子通信および従来のアプリケーションを使用します。 この場合、変更管理とユーザーの関与のシステムについて考える必要があります。
  

  
  

グローバルな視点でのイントラネット

上の図は、従来のイントラネット、ソーシャルレイヤー、コラボレーション、統合ビジネスアプリケーション、ビジネスバリューの4つのレベルを示しています。

• 従来のイントラネット：会社の声とニュースチャネル。 これは、従業員に情報を伝える古典的な方法です。
  

  
  

• ソーシャルレイヤー：従業員が既にオフィスの外で使用しているソーシャル要素：タグ、いいね！、プロファイル、ニュースフィード、ディスカッションなど
  

  
  

• コラボレーション：コミュニティを通じて部門またはプロジェクトを管理します。 各コミュニティには独自のセキュリティレベルがあり、各ユーザーには独自のアクセス権があります。 必要に応じて、外部ユーザーにアクセスを許可できます。 各プロジェクトまたは部門には独自のコミュニティがあります。
  

  
  

• アプリケーション：ほとんどの場合、生産性に最も大きな影響を与えるのはこの要素です。 コミュニティのコンテキストでは、小さくてスマートで柔軟性の高いビジネスサポートアプリケーションを使用する必要があります。 アプリケーションの例には、ドキュメント管理、アクションプラン、プロジェクト、ヘルプデスク、ブログ、フォーラム、FAQなどがあります。

イントラネットを更新するための主要な機能とプロセス

イントラネットはユーザーエクスペリエンスです！

最近では、優れたインターフェイスの必要性を無視することは困難です。 幅広い機能、モバイル戦略、使いやすいインターフェイスを組み合わせることで、システムの開発が成功する可能性が大幅に高まります。 「十分ではない」、または作業するには複雑すぎるように見えるツールとプロセスは、単に省略されます。 優れたインターフェイスがプロジェクトの成功の重要な要素であることは注目に値します。 あなたが必要とするので、品質と信頼性の高いサプライヤーを選択するという問題につながります。

• イノベーション
  

  
  
• クラウド/ボックス機能（およびクラウドへの将来のシームレスな移行）
  

• コラボレーションの機会（シンプル、ユーザートレーニングに超労力をかけることなく）
  

  
  

• ソーシャル機能（従業員間のより良い、より速い対話を提供します）
  

  
  

• モバイルデバイスとの互換性（システムは任意のブラウザーを備えた任意のデバイスで動作するはずです）
  

  
  

• 優れたユーザーインターフェイス（直感的であり、無限の改善を必要としない）
  

  
  

そして、それは次のトピックに私たちをもたらします...

しかし、私はSharePointを持っているので、私はちょうど十分な...

SharePointは、多くの企業にとって非常に一般的なソリューションです。 紙上では、ITの観点からすべての要件を確実に満たしています。 しかし、実際のビジネス要件では、しばしば満たされません（前の段落を参照）。 残念ながら、SharePointは通常のファイルストレージ（上記の2番目のレベル）を超えることはありません。 ボックス版とクラウド版のSharePointには大きな違いもあります。 さらに、ボックス版からクラウド版への移行は、多くの場合、多くの困難に関連しています。 企業のSharePointに既に1つのビジネスロジックがある場合、SharePoint Onlineでは機能しない可能性があります。 Office 365を使用している人は、古き良き電子メールを頻繁に使用します。 「マイクロソフト製品の購入で解雇されることはありません」というおなじみの言葉は、いわゆる購入時にある程度の安心感を与えます。 市場をリードする製品。 実際にSharePointポータルを作成するための多くのプロジェクトは、当初設定されたビジネス要件を満たしていないことに注意してください。

この例は、「The SharePoint Puzzle」と呼ばれるグローバルインフォメーションプロフェッショナルコミュニティ（ AIIM ）のレポートです。 このレポートでは、すべての従業員を使用しているのはSharePoint企業の28％のみであり、ユーザーによるシステム開発の真の失敗を示しています。 ただし、SharePointはコンサルタントや主要なインテグレーターの間で非常に人気があります。 これは、Microsoft自身の推奨によると、SharePointポータルの実装のライセンスルーブルごとに8ルーブルが必要であるため、理解できます。

開発サイクルが長いため、SharePointの市場投入までの時間も問題になります（下記のガートナーのコスト見積もりを参照）。 ただし、どのツールを使用する場合でも、ビジネスで十分に学習して使用できるように、便利なインターフェイスと必要な機能が必要です。 さらに、IT部門と内部コミュニケーション部門は異なる目標を達成したい場合がありますが、1つのソリューションが必要です。 前述のように、今日のイントラネットはデジタルワークステーションへの変換を経る必要があります。 このプロセスの速度は多くの要因に依存しますが、その中で企業文化が最も重要です。 将来の変更が可能であり、費用対効果が高いことを確認してください。

ガートナーの費用の例

ガートナーの推奨事項

「（少なくとも初期段階では）ユーザーごとに50〜100ドルの初期費用を節約するために、個々の改良よりもクラウドソリューションに依存するシンプルで好ましい実装オプションを検討してください。 これからの逸脱を注意深く調べてください。」

遅かれ早かれ必要になる変更に備えてください。

• ボックス化されたソリューションからクラウドまで、少なくとも部分的に。
  

  
  

• イントラネット文化からデジタルワークプレイスへの移行。
  

  
  

• アプリケーションストアで提供されるさまざまなビジネスプロセス。
  

  
  

• 企業の社会化からアプリケーションとビジネスプロセスの社会化に焦点を移します。
  

  
  

次の図では、この変換の方向を確認できます。

イントラネットには幅広い機能が必要です。

• デフォルトポータルへのアクセス（たとえば、シングルサインオンテクノロジー経由）
  
• 外観と使いやすさ
  
• 関連検索
  
• 対象コンテンツ
  
• パーソナライズされたコンテンツ
  
• 従業員プロフィール
  
• 従業員を検索する
  
• 共同ワークスペース、コミュニティ、またはグループ
  
• 調査（ユーザーを「活性化」してエンゲージする）
  
• 使用レポート
  
• 独自のアプリケーションを構築するためのソフトウェア開発キット
  
• ウィジェット（ポータルをパーソナライズするため）
  
• 通知センター
  
• Twitterフィード（またはSAPや別のシステムなどの内部フィード）
  
• ホットキー（日常業務でユーザーを支援）
  
• 情報を表示する多くの方法
  
• 安全なコミュニティ構築
  
• ナレッジマネジメント
  
• ドキュメントを操作する
  
• 幅広いセキュリティ設定
  
• フルApp Store
  

魅力的で実用的なイントラネット

イントラネットをオフィスとモバイルの両方の従業員の日常業務の出発点にする目標を設定します。 誰でも簡単なウィジェットでプラットフォームのインターフェースを変更できるはずです。 革新的で魅力的な外観の作成に取り組んでください。 企業情報とより柔軟なソーシャルコミュニケーションの間の古典的な境界線を取り除くようにしてください。 会社に、企業データを制御するコンテンツ管理システムがあることを確認してください。

コンテンツとレガシーシステムを管理する

あなたは間違いなく、個人で、またはより賢明に-集団ベースで使用できる非の打ち所のないワークフローシステムを必要とするでしょう。 他のプラットフォームをイントラネットに接続します。 その使用を管理する方法を選択できます（たとえば、ドキュメントの読み取り専用のオープンアクセス）。 使い慣れたデータを失うリスクなしに、ビジネスに新しいテクノロジーを提供できることを確認してください。

ユーザーエンゲージメントとコミュニケーション

ユーザーの関与は、新しいイントラネットとソーシャルコミュニケーションの成功の基本です。 ほとんどの部分で、このコンポーネントは、ユーザーのニーズの満足度を扱います。ユーザーのニーズは、特定の使用例、アプリケーション、およびソフトウェアの使いやすさで表されます。 会社が新しいイントラネットおよびソーシャルワーキング手法をよりよく習得するのに役立つ方法論を実装してください。

統合

イントラネット内および対話ゾーン内（たとえば、コミュニティやグループ内）での統合を確認します。 統合の主な候補はSAPであると考えられています。 SAPから開発中のイントラネットへの情報の流れを指示します。 ビジネスユーザーに通知します。 ユーザーがSAPやOpenTextなどのレガシーシステムに直接アクセスできるようにします。 統合の大部分は、エンドユーザーに情報の流れをもたらすことにあります。 また、既存のアプリケーションをイントラネットアプリケーションストアに結合することもできます。 適切な統合は、企業全体の成功の1つの要素であることを理解することが重要です。

どこへ行く？

イントラネット	ソーシャルビジネス	用途
企業情報の流れを適切な人と部門に適切なタイミングで導きます。 Hoozin Intranet CMSエンジンで会社のコンテンツを管理します。 従業員に柔軟なツールとモバイルアクセスを提供します。	より多くの情報を広め、孤立を減らし、水平方向の情報の流れを作り、従業員のメリットを認め、アプリケーションを使用するように人々を促します。	既製を購入するか、さまざまなビジネスユニットの要件を満たす独自のアプリケーションを開発します。 新しいイントラネットの一部として、古いアプリケーションの改造を開始します。

ヒント：

• 隠れたコストに目をつぶることはありません。 実際、それらは非常に高いです。
• インテグレータの助けを借りてイントラネットインターフェイスを常に「仕上げる」必要はありません。 既製のクラウドアプリケーションを見つけてください。
• 小さなサプライヤーを探してください-彼らはイノベーションをもたらす可能性が高いです。
• 自分に正直になってください。 追加コストを伴わない決定を下します。

カーウィン・ハイアーマン