会社での印刷：数百万を節約するペニー

クライアントの1人がオンタンタで印刷サービスを求め、価格表を受け取り、しばらく退会しました。 少し後に、彼は戻ってきて、潜在的なコストを計算したと言いました。 つまり、彼はYandex.Marketに行き、オフィスのプリンターの価格を取り、好きなものを選びました。 それから彼は、プリンターの耐用年数-5年、つまり60か月を見つけました。 価格を月で割った-月あたりの印刷コストを受け取りました。 もちろん、費用は彼のために調整されましたが、私たちの価格表-本当ではありません。 これはあなたに起こりましたか？



同時に、クライアントは、プリンタのメンテナンス費用、カートリッジの費用、紙の費用さえ考慮しませんでした。 つまり、クライアントは自分の会社で1ページを印刷するコストが何で構成されているかについて、最も表面的な考えを持っています。 価格の期待は非常に低いです。 とにかく-勝利の電子ワークフローの時代に、印刷は本当に会社に何か費用がかかりますか？！

まあ、最初に、あなたは勝利しません-そして、あなたはこれを見るでしょう。 第二に、できます。 他にできること。 数えましょう。

印刷サービスのアウトソーシングとその内容

あなたのビジネスが小規模な会社で、1台のプリンターやMFPやドキュメントでさえ、時々個人的な目的のために印刷されるのは良いことです。 小売業者、携帯電話会社、ガソリンスタンド、国営企業、設計機関、卸売商社など、このプロセスについてはまったく異なる見解を持っています。 彼らにはMPSが必要です。それは印刷サービスであり、印刷サービスのアウトソーシングです。

印刷サービス、またはMPS（Managed Print Services）のアウトソーシングは、世界中で、特にロシアで人気のあるサービスです。

さまざまな分析会社からいくつかのMPS定義があります。 そのうちの1つはGartnerによって提供され、翻訳の主な論文は次のとおりです。Managed Print services-MPS（Managed Printing Services）は、文書印刷プロセスの最適化と管理です。 これは通常、外部サービスプロバイダーによって行われます。 彼は会社の印刷ニーズを評価し、機器を選択的または普遍的に変更し、機器を保守し、機器のリソース部品とアクセサリーを供給し、プリンターと多機能デバイスの使用方法をモニターし、ユーザーの問題を解決します。

ペニープリンターと電子文書管理の成長の時代に、ビジネスは文書の印刷にかなりのお金を費やし続けています。 Onlantaでの経験に基づいて、印刷機器のサポートをアウトソーシングに移行し、コピーベースの支払いモデル（印刷ページ数）に切り替えるときに最大限の経済効果が得られるように、考慮すべき事項を説明します。 クライアント会社とアウトソーシング会社（サービスプロバイダー）が締結した契約のさまざまな条件の下で、印刷のコストを計算する表が表示され、印刷サービスサービスからの適切な期待値を作成できます。

オフィス印刷の費用は、機器、消耗品、紙、修理の費用で構成されています。 これらの費用は、多くの場合、組織の他の費用項目で解消されます。 特にプリンターが大量に印刷する大規模な組織では、合計が非常に重要であるという事実にもかかわらず、金融サービスは常にそれらを評価できるわけではありません。 高負荷印刷の典型的な例は、ガソリンスタンドへの配送のために石油製品をタンカーに配送するときの配送書類の作成、または小売店での商品の支払いと保証のための書類の発行です。

企業の印刷機器の作業能力のサポートをアウトソーシングに移行し、クリック課金型の支払い（印刷ごとの支払い）に切り替えると、印刷コストは会計に対して透過的になり、経営陣が理解できるようになります。 さまざまな推定によると、このような移行における節約は約20〜30％です。

印刷サービス：長所と短所

拡大、アウトソーシング印刷サービスの利点。

• 会社のITサービスの負荷を軽減します。プリンタの修理よりも重要なことは間違いありません。 機器の誤動作や印刷の問題に関連するすべてのタスクは、アウトソーシング業者のチケットに分類され、サービス部門に連絡するとすぐに解決されます。
  
  
• 失敗なしの印刷-故障の場合、いわゆる交換基金が割り当てられ、会社は問題に気づきません。
  
  
• 安全性 残念ながら、紙の文書は企業情報を漏らす最大の方法の1つです（意図的および偶然）。 MPSは、印刷物を管理します-連絡先または製品仕様を記載した顧客リストの形式で機密情報を印刷すると、気付かれることはありません。
  
  
• 紙の消費量が少ない。 契約、アカウント、レポート、および明細書の数が同じであっても、会社での集中的かつ適切に組織された印刷手順により、紙を節約できます。 これは魔法ではなく、基本的な人的要因です。プリンタが正しく構成されていれば、破損した印刷物は作成されません。 さらに、組織が印刷を管理している場合、従業員は共有プリンターに送信するものに注意を払い、個人のニーズに合わせて印刷することを少なくします。 そのため、ロシアの大企業の1つでは、システム管理者は一度に2〜3千の指紋を作成できました。本を購入する代わりに印刷しました。 会社にとって、この個人的な節約はかなりの金額を費やしました：2,000枚の印刷（印刷とカラーと白黒の混合）x 2ルーブル。 = 4000ルーブル。
  
  
• 追加の節約：消耗品、サービス、スペアパーツ、さらには賃金。 これはすべて、アウトソーシング会社のサービスを犠牲にして行われます。経験により、消耗品の大量購入（アウトソーシング会社の費用が安くなります）、または、例えば、印刷機器のより最適な選択は、顧客コストの削減に役立ちます。
  

プラスがあります-マイナスがあるはずです。 後者の中で-1つは重要で、2つはロシアの現実には非常に疑わしい。

• 重要-管理者は、ドキュメントを公共のプリンターで印刷したり、プライバシーを求めたりすることを望みません。 この問題は、特別なセキュリティ要件を持つ従業員用のパーソナルプリンターをインストールすることで解決されます（ただし、これは万能薬ではありません）。
  
  
• 印刷サービスは紙の印刷物を作成することを目的としており、従業員間の電子文書管理と電子通信の開発をある程度禁止しています。 それでも、紙媒体での作業を必要とするプロセスと指示があり、それらを無視することはできません。
  
  
• 印刷サービスは「環境にやさしい」ものではありません。紙を規則正しく消費しても伐採につながり、環境にやさしいパルプと紙の生産を刺激するからです。 たとえば、米国では、平均的なオフィスワーカーが年間10,000枚の紙を使用しています。 そして、彼らはパニックに陥り、 インフォグラフィックを描き、一般的に悲しいです。 ロシアの統計は見つかりませんでした。オフィスワーカー1人あたり約3200枚落ちましたが、数字はもっと大きいと思います。 そして、私たちは大丈夫ですが、申し訳ありません。 ところで、紙の消費がとてつもなく速いペースで落ちていると思うなら、悲しいかな、そうではありません-そのような傾向はありますが、それはまだ非常に弱いです。
  

失敗を避けるために細部に注意を払ってください。

しばらく前に、メディアは、モスクワの有名なカーシェアリングサービスが、クライアントの過失による事故の後、車の修理のために50万ドル以上の請求書をクライアントに発行したという情報を滑りました。 これは、事故の犯人にとって完全な驚きでした。事故の犯人は、そのような場合の保険がレンタル価格に含まれることを望んでいました。 悲しいかな、彼の期待は実現しなかった。

顧客の失望は、おそらくこの状況を説明する最も穏やかな言葉です。 ちなみに、カーシェアリング会社はその後、事故の可能性を考慮し、自分の過失による事故の場合にレンタカーの運転手が支払うべき金額を制限する新しいより高価な関税を導入しました。

カーシェアリングサービスとITアウトソーシング企業が提供する「プリントサービス」サービスとの類似性を引き出すことができます。カーシェアリングでは、支払いは1分あたりで、プリントサービスでは、原則として指紋ごとです。 どちらの場合も、詳細を無視すると、透明で理解しやすい価格設定の魅力がフラストレーションにつながる可能性があります。

印刷の代金を支払う

1枚の印刷の価格は、印刷コストの最も一般的な指標です。 直接的な費用だけでなく、企業がプリンタから必要な情報を含む1枚の用紙を取得するために負担するあらゆる種類の間接費用のすべての費用の総合的な見積もりを提供します。 原則として、この指標は、実際の潜在的な印刷デバイスの購入者と外部印刷サービスの顧客によって推定されます。 多くの場合、有料の支払いに切り替える場合にのみ、実際に印刷にかかる費用を確認できます。

このモデルへの移行前は、印刷コストは一般に完全に異なると考えられています。ほとんどの場合、すべてではなく最も明白なコストの合計を伴う「ボイラー」方式です。 同時に、すべてのITマネージャーとITディレクターが、社内にある印刷デバイスの数、使用するカートリッジの数、これらのマシンの忙しさ、修理の頻度などを正確に把握しているわけではありません。

無料の支払い方法のもう1つの利点は、このサービスのプロバイダーが印刷機器の最大効率を確保するよう動機付けられることです。 結局のところ、機器がアイドル状態の間は、印刷は行われないため、プロバイダーは何も獲得しません。

印刷統計を監視および収集するためのソフトウェアツールにより、顧客に追加の機会が提供されます。これにより、印刷回数の記録を自動化し、印刷デバイスのロードを追跡できます。 監視データに基づいて、印刷のコストを削減するために、機器の稼働条件とサービスの提供を変更することができます。 たとえば、プリンタの負荷をすばやく調整して再配分します。 さらに、誰がどのくらい、どのデバイスで印刷するかを知ることで、ユニットまたはユーザーごとに印刷コストを割り当てることができます-これにより、より正確なコスト計画が可能になり、不当な印刷の量を少なくとも部分的に削減できます。

別のニュアンス：コピーのない支払い形式は、会社が高額のインプリント（古い、破損している、生産性が低いなど）のあるデバイスを放棄し、経済的なMFPに切り替える動機を与えます。

サービス「Print Service」ごとの1つの印刷の総コストは、いくつかのコンポーネントの影響を受けます。

1. カートリッジ
   
2. リソースの詳細。
   
3. 交換基金;
   
4. 印刷装置自体;
   
5. 人材。
   

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

カートリッジ

ここでは3つのオプションが可能です。

1. 印刷機器のメーカーが提供するオリジナルカートリッジの使用。 製造業者は、カートリッジの充填を制御します。これにより、1つのカートリッジの印刷回数と、カートリッジの高品質が決まります。 工場の燃料補給と品質管理は、印刷機器の寿命にプラスの影響を与え、機器のフリートの保守コストと交換用ストックと印刷のメンテナンスを削減します。
   
   
2. オリジナルではないカートリッジの使用。 通常、このようなカートリッジの品質は許容範囲内であり、同時に元のカートリッジよりも明らかに安価です。 ただし、これらのカートリッジが100％満杯であることを保証するものではないため、これらのカートリッジを使用して作成できる印刷枚数を正確に見積もることは困難です。
   
   
   
   
   ここに置いておきます
   
   さらに、オリジナル以外のカートリッジを使用すると、プリンターからメーカーの保証サポートが自動的に奪われます。 そしてこれは、機器の修理がサービス提供者の肩にかかることを意味します。サービス提供者はそのような義務を負えば、すべての追加リスクを印刷の最終費用に入れます。
   
   装置の保証サポートが既に期限切れになっている場合、または装置が顧客自身のものであり、顧客がすべてのリスクを負う準備ができている場合、印刷のコストを削減するための非オリジナルカートリッジの使用は（クライアントの主導で）可能です。
   
   
3. カートリッジを補充します。 これはおそらく最も危険な方法です。 カートリッジは経験豊富な従業員（およびこれは追加費用）または専門会社によって補充されますが、質の悪い仕事から安全な人はいません。 さらに、組織がその後受け取るカートリッジの補充は、ロシアだけでなく、たとえば中国でも実施できます。 最小限の損失-カートリッジは100％満杯ではないかもしれませんが、悪い状況では-専門外の燃料補給は印刷装置自体を無効にします。 もちろん、機器は保証サービスを失います。
   
   
   
   出所 これは自宅だけでなく、非常に大企業でも行われます
   

別のポイント：オリジナルではないカートリッジまたは補充されたカートリッジを使用すると、印刷品質に問題が生じることが多く、これもまた追加費用です。

印刷の総コストを計算するときは、ページ上のテキスト（画像）の量を忘れないでください。 仕様で指定されているカートリッジの印刷可能枚数は、休暇申請など、5％のページいっぱいに基づいて平均的に計算されます。 私の練習では、印刷ページを埋めるための平均パラメーターは7-9％でした。 明らかに、このインジケータが高いほど（たとえば、契約書、コマーシャルオファー、指示書、プロジェクト文書など）、カートリッジの寿命が短くなり、それに応じて印刷コストが高くなります。

リソースの詳細：すべての良いものは時間とともに劣化します

リソースパーツは、特定のリソースまたは耐用年数を持つ印刷機器のパーツです。たとえば、サーマルブロック、画像転写ブロック、紙送りローラーなどです。 最新のデバイスには、定期的なプリンターの修理または個々のコンポーネントの交換がいつ必要かを知らせるサービスカウンターがあります。 したがって、印刷のコストは、交換可能な部品のリソースに応じて交換のコストに含まれます。



マウスも悪くなった

交換基金

交換基金は、修理期間中または故障した印刷機器と引き換えに顧客に提供される機器です。

原則として、交換基金は印刷機器の総量の約5％です（分散企業の場合、オペレーターは組織が存在するすべての都市で機器の最小在庫を作成する必要があるため、この指標は高くなります）。 これは、印刷サービスの継続性を確保するのに十分です。 サービスレベル契約 （SLA）に対するより厳しい顧客要件も、交換基金の機器の割合に影響を与える可能性があります。

交換基金の費用は、契約期間に対応する印刷物の数によって分配されます。

なぜ顧客は交換基金に関心を持たなければならないのですか？ それは頭痛パフォーマーではありませんか？ 残念ながら、請負業者が代替基金を節約すれば、顧客はサービスのダウンタイムを受け取ることになり、その結果、代替基金のコストよりも高いコストがかかる可能性があります。

顧客が既に交換基金を持っているか、自分で購入することがあります。 そのような場合、置換基金の費用は印刷の費用に含まれません。


出所

機器のコスト：印刷機器のフリートを最適化する方法

プリントサービスサービスは、多くの場合、さまざまなメーカーのかなり多数のプリンターを所有する顧客によってアクセスされます。 オフィスの印刷機器が最適に配置されておらず、負荷が不均等に分散していることがあります。 印刷インフラストラクチャは非効率的であり、その基礎は従業員の机上のパーソナルプリンターです：それらは十分に集中的に使用されておらず、すべてが作業状態に維持され、カートリッジとリソース部品を時間内に変更する必要があるため、かなりの注意が必要です。

多数の従業員が使用する高性能デバイスは、印刷コストの点でより効果的で経済的です。 確かに、微妙な違いがあります。会社の各従業員がプリンターに近くなるように配置する必要があり、キューはデバイス自体に蓄積されません。 重要な要件は次のとおりです。正しく選択および配置された印刷装置は、ビジネスプロセス（印刷ドキュメントの低コストを含む）の効率的な実装に貢献し、速度を落とさないようにする必要があります。

管理事務所に個人用プリンターを置いておくのは理にかなっています。多くの場合、法務部などで機密文書が印刷されることがよくあります。 会計でデスクトッププリンターが必要かどうかは重要なポイントであり、会社のプロファイルに依存します。

設備の最適な選択とオフィスでの配置は、印刷サービスプロバイダーがプロジェクト前の調査中に決定する重要な問題の1つです。 技術的および商業的提案を準備する前に、サービスプロバイダーは印刷インフラストラクチャを監査します。印刷統計を収集および分析し、不合理に配置された印刷デバイスを特定し、それらの仮想キューを誤って編成します。

その後の顧客の敷地内でのプリンターの配置の変更と印刷キューの微調整により、印刷の時間と金銭的コストを大幅に削減でき、さらに、スタッフにとってより快適な労働条件を作り出すことができます。 宿泊施設は個別に選択されます。 この場合、いくつかの点を考慮する必要があります。ベンダーの推奨事項に基づく印刷機器の配置の技術的側面（壁からの距離、バッテリーからの距離など）。 顧客が望んでいること（たとえば、ユーザーが印刷にどこまで進んでいくかなど）。 また、長い廊下や狭い場所に機器を配置することはお勧めしません。

次の段階で、サービスプロバイダーは詳細な印刷最適化計画を策定します。監査の結果、顧客のビジネスプロセスの機能、および既存のプリンターの負荷、印刷の量、組織のさまざまな部門で実行されるタスクを考慮します。 顧客とともに、印刷システムの効率（主にコスト）、セキュリティ、および操作性の目標指標が決定され、印刷機器の最適なレイアウトが開発されます。 この場合、機器のフリートは、原則として、1つまたは2つのメーカーの機器になります。

その結果、印刷​​インフラストラクチャを最適化することにより：

• オフィス内の印刷機器のユニット数が削減されます-ワークスペースが解放され、同じ賃貸エリアにより多くの労働者を配置することが可能になります。
  
  
• カートリッジおよびその他の消耗品の数が削減され、その結果、必要なカートリッジが不足しているため、物流コストが削減され、機器のダウンタイムが削減されます。
  
  
• 印刷機器をサポートする専門家の必要な証明書の数が削減され、これによりサービスのコストが削減されます。
  
  
• 保証サービスの利便性が確保されています-契約関係を維持し、さまざまなサービスセンターと適切なロジスティクスを提供する必要はありません。
  

印刷サービスの継続性

印刷サービスの強制中断による損失は、会社ごとに異なります。 一部の人にとっては重要ではありませんが、他の人にとっては1日あたり数万から数十万ルーブルになります。 さらに、それらは直接または間接的です。 直接-これは、印刷サービスのダウンタイムによる実際の現金損失です。 たとえば、オンラインストアからの各注文には、ドキュメントのパッケージを添付する必要があります。 プリンターが故障した場合、オンラインストアはドキュメントを印刷できず、それに応じて注文を送信できません。 そして、これはクライアントの利益の損失と損失の可能性です。

間接的な損失は、印刷サービスの継続性の中断の結果として現れる可能性が高くなります。

顧客が自分で機器を修理するとき、故障の代金を支払います。 アウトソーシングモデルの場合、サービスプロバイダーはSLAに基づいて顧客に対して重大な金銭的義務を負います。まず、請負業者を懲戒し、次に顧客にとって、ダウンタイムに関連する損失を少なくとも部分的に補償する機会です。

レンタル機器

顧客企業によるサービスプロバイダーからの印刷機器のリースにより、まず第一に、機器の購入のための大幅な一時費用を回避することができます。 機器のレンタル費用は、印刷の費用に影響します。 レンタル期間が長いほど、1枚の印刷の最終コストが低くなることに注意してください。 その値に定められた毎月のレンタル額が削減されます。

例として、異なるボリューム（実際の技術的および商業的提供からの数字）、機器の異なるレンタル期間（アウトソーシングモデル）、および顧客がプリンターを使用するとき（インソーシングモデル）の印刷コストを計算します。 表からわかるように、フィンガープリントのコスト、したがって、アウトソーシングモデルの年間所有権はアウトソーシングモデルよりも大幅に低く、機器のレンタル期間が長くなるにつれて減少します。

プリンターのコストについての簡単な説明。 表1と表2は、異なるモデルの同じタイプのプリンターの計算を示しています。 明らかな理由により、ベンダーとプリンターの種類を指定しません。 デフォルトでは、最初の2種類のプリンターは最大の節約にはなりません。 これらは、小さなリソース、「リットル」を消費する消耗品を備えた小さなパーソナルプリンターです。 家庭での使用に理想的で、オフィスで使用される場合もあります。 タイプ3-5プリンターは、すでに大量のリソースを備えた深刻なマシンです。

表1（レンタルオプション）では、印刷機を最適化するために顧客に提供することが提案されているプリンターの計算を示しています。

表2は、特定の顧客に属するプリンターの計算を示しています（そして、実際には、そのようなプリンターは顧客によく見られます）。

合計すると（プリンターのコストを掛け合わせれば）、顧客はすべての機器をより安く購入できることがわかりますが、同時に、レンタルオプションでは印刷サービスの節約が達成されます。

顧客のために機能する同じプリンターをリースするが、新しいプリンターであり、同時にサービスが安価である-これは非現実的です。 お客様から「機器をレンタルして効率的なコピーサービスを利用したい」という場合、原則として、印刷機器のベンダーを調整します。 そして、適切な場所で「適切な」プリンタを選択する必要があります。その場合にのみ、本格的なサービスについて話すことができます。

表1 （クリック可能）

表はそれを示しています：

-契約期間が1年、印刷が229千枚の場合、年間670,051.07ルーブルの利益が得られます。 インソーシングモデルと比較して（顧客自身が印刷機器のフリートを管理する場合）。
-契約期間が2年、印刷が229千枚の場合、年間842 575.47ルーブルの恩恵を受けています。 （2年間1,685,150.94ルーブル） ;
-契約期間が3年で、印刷物が229千枚の場合、年間900,083.60ルーブルの利益が得られます。 （3年間2 700 250.80こする） 。

これは、交換およびレンタル機器が契約期間中に「塗抹」され、契約期間が長くなるほど、印刷物に含まれるプリンターの割合が少なくなるためです（1印刷のコストが削減されます）。

最も収益性が高かったのは、3年間の顧客との長期の印刷サービス契約であり、現在もそうです。

表2 （クリック可能）



サービスプロバイダーが印刷デバイスをリースするため、リースはフリートの最適化も促進し、古い機器を使用するのは不利です。 また、フリートを最適化し、使用する機器の範囲を縮小することは、メンテナンスの点でより有益です。 いずれにせよ、お金と指紋を考慮する必要があります、結論は不愉快にあなたを驚かせるかもしれません。

人財

サービスプロバイダーが印刷のコストに含める同様に重要な支出項目は人的資源です：カートリッジを交換し、修理を構成およびブロックする（つまり、リソースパーツを交換する）だけでなく、統計を制御する専門家が必要です。

この費用項目は、スペシャリストの標準時間の費用と、運賃などの関連費用で構成されます。費用は、空室状況とオブジェクトの数によって異なります。 印刷機器を自分でサービスする顧客は、トレーニングのスペシャリストの費用を負担しますが、スタッフは、仕事に費やす標準的な時間だけでなく、組織で働くすべての時間を支払う必要があります。

また、印刷サービスのプロジェクトマネージャー、または組織が独自に機器のサービスを提供している場合は、印刷の専門家の作業を組織および監督する部門長またはITサービス責任者が必要です。 印刷サービスプロジェクトでは、顧客の「単一のエントリポイント」として機能し、印刷のコストを計算するときに彼の作業も考慮されます。

結論を出す

印刷のコストは、カートリッジ、リソース部品、印刷機器のレンタル（使用する場合）、交換資金、人的資源（専門家およびプロジェクトマネージャー）のコストの合計であり、一般的には次のように決定されます。

1か月あたりの費用/ 1か月あたりの印刷数= 1印刷のコスト。

プリンタの種類が異なると、印刷のコストは大きく異なる可能性があるため、種類ごとに個別に計算する必要があります。 平均コストの計算は、病院の平均気温の計算とほぼ同じです。このインジケーターは具体的には何も言わず、さらに、誤解を招く可能性が非常に高くなります。 プリンターのモデルに応じて、印刷のコストは0.2〜4ルーブルの広い範囲で変化します。 この違いは、プリンタのモデルが異なるとカートリッジとリソースパーツのコストが異なり、そのリソースも大きく異なる可能性があるという事実により実現されます。 ご覧のとおり、印刷物の平均コストは実際の価値について誤った考えを与える可能性があります。

印刷コストの大まかな見積もりに満足してはいけません-間違いであることが確実に判明します。 実際のコストを評価するには、印刷コストのすべての要素を慎重に検討する必要があります。 フリートの最適化と印刷機器の適切な配置、および監視および統計収集システムの使用により改善できます。これにより、実際の節約が実現します。

有料の支払いに切り替える際のITアウトソーシングサービス「Printing Service」のコストの計算方法と、計算とサービスプロバイダーとの交渉を構築する必要がある参照ポイントを設定する方法を説明しました。 冒頭で説明したカーシェアリングの場合と同様に、サービスプロバイダーが提供する指紋のコストを計算する際のすべてのニュアンスを慎重に検討する必要があります。 私の記事がこれに役立つことを願っています。