通常、企業がプロジェクト管理サービスの実装を決定する主な理由は2つあります。 1つは、適切に選択されたサービスが、会社の成長に関連する現在の問題と将来の問題の両方を解決できることです。 2番目の理由は、一般的なビジネスプロセスの効率の向上です。 もちろん、これらの理由は相互に排他的ではありません。企業はすべての目標を一度に達成するためのソリューションを実装することがよくあります。
組織が実装することを決定するとき、同様のパターンが常に観察されます。たとえば、初期段階のリーダーシップの顕著な熱意です。 経営陣は迅速な結果、改善された指標を期待しています。 もちろん、すべてがそれほど単純ではなく、多くの問題が発生するため、すべてが計画どおりに進んでいません。 この記事では、プロジェクト管理ソリューションが結果をもたらさない6つの一般的な問題を分析します。 そして、もちろん、私はそれらのそれぞれにソリューションを提供します。
私は、プロジェクト管理ソリューションの使用から得られる会社にとっての主な利点を列挙することから始めることを提案します。
- このようなシステムは、ビジネスプロセスの透明性を提供します。 各タスクにエグゼキューターと期限がある場合、各従業員は、誰がどのタスクを毎日どのように優先順位付けする責任があるかを理解します
- このソリューションは、プロジェクト上のすべての通信の単一のハブとして機能します。 メール、What's App、Slack、Skypeなどのさまざまなツールで断片化されたデータを収集する必要がなくなりました。メッセージはすべて一元化され、全体像を簡単に確認できます。
- 時間の節約。 すべてのプロジェクトデータが常に利用可能な場合、会議の数を減らすことが可能になります。 また、ソリューションにプロジェクトテンプレートの機能がある場合は、数回クリックするだけで新しいテンプレートを起動できます。
- このソリューションは、戦略的および戦術的な計画を簡素化します。 多くのプロジェクト管理システムには、ロードマップを制御および共有するためのツールが含まれており、必要に応じてユーザーが変更を加えることができます。 これにより、プロジェクトのすべての部分がどのように単一の全体を形成するかを確認し、プロジェクトに関与するすべての人々の行動からチーム全体の作業負荷まで、さまざまな要因を評価できます。
経営陣は、原則として、会社が上記の利点の一部（またはより良い-すべて）を受け取り、ソリューションがすぐに結果をもたらすことを期待しています。 しかし、大失敗につながる可能性のある多くの要因があります。 一般に、私たちは常に2つのことについて話します。変更を管理するための作業計画の欠如と、最初から新しいプロセスを構築および実装できないことです。 以下にリストされている問題はすべて、何らかの形で第1または第2のカテゴリに関連しています。
6つの問題
問題＃1：オンボーディングまたはオンボーディングが正しくない
ソリューションを実装する場合、管理者は多くの要素を考慮する必要があります。 現在のビジネスプロセスのシステムへの転送、トレーニング、チームメンバー間のロール（ユーザー、管理者）の配布が含まれます。 このすべてのアクティビティは、まとめて「オンボーディング」と呼ばれます。
多くのマネージャーは、オンボーディングの重要性を過小評価しているか、スキップすることを好みます。 彼らは、決定が「定着」し、利益をもたらし始めると考えています。 悪いニュースがあります。これは起こりません。 ソリューションが価値をもたらし始めるためには、経営陣は実装段階でかなりの時間を投資する必要があります。 オンボーディングが不完全または不十分な場合、深刻な問題になります。 多くの場合、従業員はオンボーディングに関連する活動に時間を費やして努力する準備ができていないことがわかります。トレーニングビデオを見たり、ビジネスプロセスを新しいシステムに移行するセッションに参加したりしません（もちろん、専門知識が必要な場合）。基本的な機能を備えています。
解決策：
- プロジェクト管理ツールを選択する段階で、チームによるオンボーディングに十分な時間を費やすという決定を下す必要があります。 後でありません。 経営陣は、オンボーディングに関連するすべての活動に参加し、すべての従業員がそれに関与していることを確認する必要があります。
- ソリューションプロバイダーが実装サービスを持っている場合（残念ながら、今日誰もがそれを持っているわけではありません）、大きなプラスになります。 プロフェッショナルな実装コンサルタントは、オンボーディングの各段階で何をする必要があるかを正確に把握しているため、チームの時間を大幅に節約できます。
問題＃2：管理サポートの欠如
プロジェクト管理ツールの実装を決定するのは簡単ではありません。 原則として、企業には常に、積極的に技術に精通した複数の従業員がいて、新しいツールを試すだけです。 そしてこれは素晴らしい。 しかし、問題があります。ツールを導入すると、常に競技場が完全に再描画されます。 これは、生産性のヒントが記載された単純なチェックリストではありません。 また、このツールが組織に価値をもたらすには、数人の従業員の熱意だけでは不十分です。 管理者がソリューションの実装段階と将来の両方で完全なサポートを提供しない場合、結果の部分的（または完全な）不足の問題に直面します。
解決策：
- マネージャーが自分でツールを使用し、他の従業員に例を設定していることを確認してください。 経営陣が、チームメンバーが自分たちがまったく行っていないソリューションを使用すると主張するとき、それは常にやる気を失わせます。
- 管理者と会い、ソリューションを正常に実装するために必要なリソースについて話し合います。 部門/チームのすべての責任者がいることを確認してください。彼らはソリューションの調査と実装に時間を費やす準備ができています。
- マネージャーに、チームと定期的に（たとえば、毎週）会議を開催して、ソリューションを誰がどのように使用するかを話し合うよう依頼します。 これらの会議では、問題が発生した場合に話し合い、助けを求めることができます。
問題3：チームは製品のトレーニングが不十分である
実装段階で製品のトレーニングを受けることの重要性を過小評価している企業がどれほど多いかは驚くべきことです。 各会社には2つのカテゴリの従業員がいます。スポンジのような新しい技術を吸収する従業員と、技術的に難しいソリューションが大きな問題である従業員です。 従業員はプロジェクト管理システムの基本的な使い方を習得できる場合もありますが、特定の機能に問題があり、幸運にも仕事に直接関係しています。 特定の従業員が新製品を理解するのに30分かかるという事実は、これが他のすべての人にとっての標準になるという意味ではありません。 すべての従業員が異なることに注意してください。
解決策：
- ソリューションの製造元からトレーニングにかかる時間を確認し、ソリューションを使用する各従業員がこの時間を割り当てられるようにします。
- チームのニーズに合わせてトレーニングをカスタマイズします。 ソリューションを使用することでさまざまなチームが得られるメリットをご覧ください。 異なるチームのトレーニングセッション中に特定の機能を重視することは、大きく異なる場合があります。
- 可能であれば、いくつかのトレーニングセッションを行います。 学習プロセスは、原則として、各参加者が質問する機会があるため、小さなグループでより効果的です
問題＃4：従業員はソリューションを時間の無駄だと考えている
経営陣がプロジェクト管理のために製品を実装することを決定した場合、通常、製品がもたらす価値についての期待を明確に明確にしました。 しかし、この声明は他の従業員には常に機能するとは限りません。 彼らは、新しいツールが別のITの天才であると考えるかもしれません。管理者は、それらを数か月間使用せざるを得ず、すべてが無駄になります。 そして、これは深刻な問題になる可能性があります。
変更管理ブックを開くと、何らかの形で次のフレーズが見つかります。「変更を行うには、人々は変更したいはずです。」 そして、従業員は、変化の中で自分自身に直接的な利益が見られなければ、変化を望みません。 上から下に意思決定を「下げる」アプローチでさえうまくいかない場合があります。 もちろん、管理者がこれを定期的に監視している場合、毎日ソリューションを使用する従業員の割合は増加します。 しかし同時に、これは、管理者がソリューションの使用を非効率的に課している時間を無駄にしていることを意味します。これは、本質的に、ソリューションからプロセスの効率を高めるという概念と矛盾しています（そして、特に、ソリューションは時間を節約するように設計されています）。
解決策：
- リーダーのチームと会い、ソリューションがさまざまなチームのメンバーにどのように役立つかを検討します。 定期的に遭遇するチームの現在の問題に関する情報を収集します。 ツールで解決できる問題のリストを作成し、チームと議論します。
- または、すぐにチームの特定のプロセス、およびツールを使用して得られるものに焦点を合わせます。 たとえば、営業スタッフは、システム内の顧客とトランザクションに関する情報を絶えず更新する場合、すべてが管理に対して透過的になり、その結果、ほとんどの会議に出席せず、顧客に電話をかける時間が増えると言えます。
問題＃5：チームは過去に別のソリューションを使用したことで既に否定的な経験をしている
そのため、チームはすでに同様の製品を試しましたが、その試みは失敗しました。 これには多くの理由があります。 しかし、ここでの主なポイントは、従業員が最初から新しいソリューションに否定的な態度を持つようになることです。 最後の決定では、おそらく多くの時間が費やされましたが、結果はありませんでした。
会社は、製品を間違った時期に導入することもできます。 従業員が販売計画を立てているとき、期限が近づいています。彼らが考える最後のことは、「すべてのデータを新しいスーパーソリューションに緊急に転送する」ことです。
解決策：
- 会社が以前のソリューションの実装で遭遇した問題を分析することから始め、経験を考慮してこれらの問題にアプローチします
- 可能であれば、カスタマーサクセスソリューションプロバイダーマネージャーの助けを借りてください。 認定CSMは、通常、変更管理の専門家であり、新しいソリューションへの移行プロセスで重要なサポートを提供できます。
- ソリューションプロバイダーが有料の実装サービスを提供する場合、このサービスの購入を検討してください。 チームが専門家である場合、会社でのソリューションの最初の実装と「展開」のすべてのステップは、より速く、はるかに痛みが少なくなります。
問題6：ソリューションに必要な統合が欠けている
市場で紹介されている多くの一般的なプロジェクト管理ソリューションは、その利点の中でも、プロジェクトに関するすべてのコミュニケーションが行われる中心的な場所になる機会を強調しています。 しかし、ネイティブな統合が欠けている場合（たとえば、Slack、Adobeなどと） 優れた断熱製品を顧客に提供するだけでは不十分です。 統合の可用性が重要な要素になる場合があります。
ソリューションがすべての可能な製品およびサービスとネイティブに統合されている場合でも、ソリューションにオープンAPIがあることが重要です。 これにより、必要に応じて追加の統合を開発できます。
解決策：
- ソリューションを選択するときは、どの統合がすでに組み込まれているのかを必ず確認してください。 チームがすでに定期的に使用している製品（サービス）のリストを準備します。 次に、これらのリストから重複するアイテムの数を比較します。
- ソリューションがチームにとって理想的であるが、必要な統合の一部が欠落している場合は、APIを使用して、またはサードパーティの統合スペシャリストに支払いを行って構築することを検討してください。
プロジェクト管理ソリューションの実装は、ビジネスパフォーマンスに大きな影響を与える可能性があります。 しかし、会社が実装段階とその後で十分な時間を費やす準備ができている場合にのみ、プラスの効果が得られます。 これらのヒントが希望する結果の達成に役立つことを願っています！